公共资源交易中心开平分中心档案整理服务项目投标方案.docx

公共资源交易中心开平分中心档案整理服务项目 投标方案 目录 第一章　 实施方案 5 第一节 实施原则 5 一、 项目实施总体思路 5 二、 项目实施服务原则 5 三、 依据及参考标准 6 第二节 归档、整理操作流程图 8 第三节 档案接收规范要求和方法描述 9 第四节 详细规范要求及方法 11 一、 整理分类 11 二、 排列 12 三、 编号 12 四、 盖归档章 12 五、 编目 13 六、 扫描挂接 13 七、 装订 14 八、 装盒 15 九、 上架入库 16 第五节 项目进度报告、跟踪等相应管控措施 17 一、 每月例会、报告 17 二、 项目进度管理标准 17 第六节 档案货架 19 一、 货物制造、检验、验收执行的标准 19 二、 质量保证 19 第七节 项目验收方案 20 一、 档案实体验收标准 20 二、 数据验收标准 21 三、 光盘验收标准 22 四、 验收实施步骤制度 22 五、 质量问题修正 22 六、 验收签字 23 第八节 项目售后 24 一、 免费售后服务项目 25 二、 售后服务方式 25 三、 故障或技术支持应急维修响应时间安排 27 四、 培训服务 27 第二章 整体运作流程 31 第一节 服务计划 31 第二节 完整的服务管理方法 41 第三节 档案资料的交接 44 第四节 档案检查整理方案 45 第三章 工作进度计划 47 第一节 前期准备阶段 47 第二节 档案规范整理阶段 48 第三节 档案销毁阶段 49 第四节 验收准备及收尾阶段 49 第四章 质量保证措施 50 第一节 服务质量控制技术方案 50 一、 质量控制标准 50 二、 质量控制目标 52 三、 质量控制体系 53 四、 质量控制措施 54 五、 质量管理体系 55 六、 质量管理制度 56 七、 全程质量控制通过客观软件系统实现 57 八、 质量控制管理登记表格 72 第二节 过程与成果质量控制方案 73 一、 扫描质量控制 73 二、 著录质量控制 74 三、 数据挂接质量控制 75 四、 档案加工软件对质量实行全流程监控 75 第三节 质量控制流程及保障措施 81 一、 质量控制流程 81 二、 保障措施 81 第五章 服务承诺 92 第六章 档案安全管理措施 94 一、 档案交接管理 94 二、 原档案保护措施 94 三、 档案安全存放 94 四、 操作安全管理 94 五、 防火安全管理 95 六、 工作区域管理 95 七、 安全保密制度 95 八、 档案原件借、还卷制度 96 九、 档案信息保密制度 96 第七章 保密管理制度 98 第一章　 实施方案 第一节 实施原则 一、 项目实施总体思路 实现档案资料的规范化整理和扫描 ， 既是一项劳动密集型的巨大工程 ， 也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。档案整理扫描服务项目数量大 ， 工期长 ， 任务重。 在本项目实施过程中 ， 首先我司将派驻一名有 多 年档案工作经验以上的档案专家进一步调研情况 ， 与客户方沟通项目的实际情况 ， 优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案 ， 避免标准不同导致的重复工作 ， 充分体现高效工作 ， 实现边整理边鉴定 ， 保护好纸质档案原件；其次 ， 我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案 ， 做好档案电子化流程控制 ， 做好实物档案保管和电子化信息备份工作 ， 保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次 ， 我司严格控制档案整理、扫描质量 ， 做到加工准确率为100%。 二、 项目实施服务原则 按照建立和谐社会的要求 ， 档案规范化整理项目工作需遵循如下原则： 1、在充分利用原有基础 ， 尊重和维护档案的本质属性 ， 保持档 案文件之间的历史联系； 2、依照档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系； 3、结合保管期限划分 ， 以便于档案安全保管和提供利用； 4、充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。 三、 依据及参考标准 1. 档案管理主要法规 《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国档案法实施办法》 2. 业务标准与技术规范 《归档文件整理规则》 (DA/T22-20 15 ) 《档案著录规则》 (DA/T18-1999) 《纸制档案数字化技术规范》(DA/T31-2005) 《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8 号） 《档案交接文据格式》(GB/T13968-92) 《档案分类标引规则》(GB/T 15418-94) 《中央档案馆电子版档案数据接收规范(试行)》 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《机关档案管理规定》（国家档案局令第 13 号） 《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（档函〔 2022 〕 58 号） 《XX省机关档案分类办法（ 2022 年版）》 按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到档案馆进馆质量要求。 第二节 归档、整理操作流程图 第三节 档案接收规范要求和方法描述 本项目要求：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单： 对档案实体内容按移交清单逐一进行清点 ， 并登记份数与页数。 我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和档案局的相关归档要求接收案卷。 1、对档案资料的完整性进行检查 ， 将档案从客户方的档案库房的排、架上 ， 按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内 ， 形成档案下架清单 ， 清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱 ， 同时做到档案防水、防压、运输安全 ， 减少档案的破损和丢失。 2、对接收的档案登记移交清单 ， 按分类形成其电子/纸质目录 ， 根据需要清 点到盒(卷) ， 不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清 单上签字确认。 3、对档案实体内容按移交清单逐一进行清点 ， 并登记份数与页数 ， 对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查 ， 与用户提供的电子/纸质的接收 清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对 ， 如有错误之处立即核查更正 ， 并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。 我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限 ， 采用定期分批接收 ， 以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。 第四节 详细规范要求及方法 一、 整理分类 收集工作是档案工作的基础，是档案工作中极为重要的一环，文件材料收集要做到齐全完整。 分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。 文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。 照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。 二、 排列 文件排列，就是依据事由原则确定全宗内归档文件先后顺序的过程。机关文书档案的文件排序首先需在同一个保管期限内将同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的时间先后顺序排列。其次将不同事由的文件按照文书档案分类方案中的不同问题、分类集中排列起来。对于某一次会议材料、统计报表、信息简报等成套性的文件应集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限来划定。 三、 编号 宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109- ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求。 四、 盖归档章 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置 。 项目有全宗号、年度、件号、类别、保管期限、盒号等。式样如下：盖归档章和填写内容时需用耐久性材料，如红色印泥、碳素墨水等。全宗号是档案馆给立档单位所编制的代号。没有向县档案馆进行过移交的单位 没有全宗号，暂时可不填写，待档案馆给定全宗号后再填写。 五、 编目 编目即编制归档文件目录，需按照排列确定好的顺序以“件”为单位逐一编目。在目录中一件即为一条条目。结合档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下： 全宗名称为立档单位全称。 年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字。 保管期限为永久、30年、10年。 盒号、件号与归档章上的填写保持一致。 文号为文件的发文字号。题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]”。责任者为发文机关或署名者。联合发文是多个责任者的，可填主办单位。成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102”。页数为该份归档文件的总页数，文件中只要有图文的页面均为一页。备注填写归档文件需要补充和说明的情况。 为方便检索，归档文件目录需按保管期限永久、30年、10年分别装订成册并编制封面。封面上需设置全宗名称、年度、保管期限、档案门类等项目。 六、 扫描挂接 档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 导入档案目录到档案数字化加工软件； 通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构； 开始扫描档案； 扫描中的操作细节及要求如下： 1 . 扫描后的文件存储格式应为TIFF 格式，分辨率为 300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。 2 . 档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 3 . 认真填写纸质档案《扫描登记表》，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 4 . 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。) 扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。 七、 装订 文件装订就是采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位装订在一起。一般采用棉线使用缝纫机或“三孔一线”方法左侧装订，且将文件左、下侧对齐。装订前应对破损的、字迹易褪变的文件进行修裱、复制，对超大纸张的文件进行折迭，去除文件上易锈蚀的金属物等；装订时，要按一定顺序给文件排序，一般顺序为：正文在前，签批单、底稿在后；正文在前 ， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。 八、 装盒 装盒将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒。基本要求是将同一年度、同一保管期限的归档文件，根据档案数量多少装不同规格型号的档案盒。不同年度、不同保管期限的归档文件不应混装入同一盒内。同一类别的档案可根据数量多少可装一盒或多盒，保证档案材料与盒的厚度适宜即可。 盒脊及封面和备考表需填写完整仔细。盒脊及封面要与归档章填写项目一致，并注意规范整洁，美观大方。封面主要填写的项目是全宗名称即立档单位的全称；盒脊背填写项目主要包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等，其中，起止件号填写盒内第一份归档文件的件号和最后一份归档文件的件号，中间用“—”连接。结合实际操作，建议盒脊背与封面内容均沿盒线居中 的位置用印章加盖。备考表主要是对盒内归档文件作必要的注释说明，主要包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，其中，盒内文件情况说明重点填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 九、 上架入库 整理好的文书档案要放入档案库房，并按照自上而下、从左向右的顺序排列入橱。 第五节 项目进度报告、跟踪等相应管控措施 一、 每月例会、报告 1． 召集档案服务项目管理人员进行项目例会； 2． 报告项目进度和完成目标情况； 3． 提出存在问题和解决方案； 4． 根据项目进展作出适当调整和安排。 5． 项目主管每月提交项目月报告给项目领导组及采购人相关人员，项目月报应包括：上月所完成的任务，项目进度，发现的问题，预计风险及问题，需项目领导组或采购人协调的事项等。 二、 项目进度管理标准 掌握生产进度 项目主管通过各类生产、管理信息，控制生产进度，按时间段了解项目进度情况，保证档案数字化加工的正常进行。各类统计表如下：每周、每月加工档案的数量、备份数据的数量、分类统计加工档案的数量、生成流水线上的生产情况月报表等。 每周将生产的进度及工作中的问题以报表或文档的形式提交公司项目管理组。 工作人员问题 如在项目进行中，由于档案的状况达不到理想状态、工期变化等原因需要增加人员时，从我单位其他加工点直接调派。工作人员的管理情况，工作状态及工作质量等方面的情况。定期对工作人员进行考核、培训，通过奖惩制度提高工作人员的工作效率。 设备维保问题 如在项目进行中，由于设备配置达不到理想状态、工期变化等原因需要更换时，可以从我单位直接调用备机、备品、备件。在加工服务过程中要及时解决硬件出现的问题，由现场技术人员或项目经理及时解决设备维修和设备的定期保养。 进度质量控制 项目主管定期向公司汇报或递交质量抽检报告和质量总结报告；现场技术工程师要定期递交设备、软件、数据（成品数据和备份数据）的整体质量状况；质检人员要针对本项目的工作岗位和批次写出质量统计报表。 财务资金调配 因为整个档案数字化项目加工数量大、涉及时间长，因此，必须有充足的财力做保障，我单位就其特点做以下财务准备： 1． 购买设备和耗材的费用。 2． 人员工资：生产人员、技术人员、管理人员。 3． 管理费用：资料费、业务费。 4． 其它费用：设备维修保养、运输、人员补贴等。 第六节 档案货架 一、 货物制造、检验、验收执行的标准 货物制造 、 检验、验收 执行标准：DA/T7—92《档案装具》行业标准、GB/T13668—2003《钢制书柜、资料柜通用技术条件》。GB/13667.3-2003《手动密集架技术条件》国家标准。 选材：符号GB/T11253—1989国家规范的优质冷轧钢板。 二、 质量保证   严格按照： 手 动密集架GB/T13667. 3 -2013国家标准、DA/T7-92行业标准、钢制书柜、资料柜GB/T13668-2015国家标准设计产品。严格按ISO9001：20 15 国家质量体系生产、制造产品。 选材： 选用宝钢或武钢GB710精平冷轧板。必须符合国家相关规定的质量标准，经公司质检部门检验合格方能入库生产，并盖章签字，划定质量责任人责任，确保产品质量。  生产设备： 全套生产钢制 智能、手动密集架、钢制档案架、钢制档案柜、办公家具的 专用：剪切、冲裁、成型、焊接及机械加工的先进数控设备。内外表面采用全自动静电喷塑流水线处理。其它电动、器量等工具百分之八十是进口电动工具，精度高，效率快。承诺所制造、安装调试的密集架等相关产品经专业部门验收一次性合格通过。 第七节 项目验收方案 一、 档案实体验收标准 实体档案的验收以抽检方式进行 ， 抽检比率不能小于5%。档案实体验收必须逐卷清点 ， 按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行逐项检查 ， 如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等问题 ， 将追究相关责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错 ， 抽检的合格率达到100%的才予以验收。 验收标准如下： 1、各文件材料归类准确、排列无误、案卷厚度适中。 2、档号无重复 ， 案卷顺序号规范、统一。 3、档案著录格式规范 ， 数据准确。 4、编制单位、编制日期、保管期限题写准确 ， 文字打印清晰。 5、每一案卷其页号必须连续、需重新订号的页号准确无误。 6、图纸折叠规范、美观 ， 档号章清晰正确。 7、案卷中的每一件都要进行数据录入 ， 必须准确、无错别字 ， 采购人可顺 利进行查找。若电子数据内容或格式有误 ， 该批数据退回免费重新修正 ， 我司在 5 个工作日内完成。 8、案卷装订规范、整齐、牢固、不影响阅读。 9、案卷盒中撰写的文字需使用油印 ， 界面清晰、美观。 10、如验收发现整理质量有问题 ， 属中标人造成的错误、遗漏 ， 我司对不合格的档案在采购人提出返工要求后 5 天内统一免费返工至验收合格。 二、 数据验收标准 数据验收以一个全宗为一个批次。 1、数据抽检 (1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据 ， 包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (2)抽检比率必须大于10% ， 抽检的合格率达到100%的才予以验收。 2、验收标准 目录数据库与图像文件挂接错误 ， 卷内目录不完全对应 ， 或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时 ， 抽检标记为"不合格"。 (1) 档案原件：完整率100%；纸张页面错位、颠倒、压字等差错率≤1‰。 (2)电子目录：档号、题名等关键字段正确率100% ， 其余字段错误率≤5‰。 (3) 图像文件：漏扫率≤0.2‰；图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率≤1%；命名差错率≤1‰。 (4)数据挂接：正确率100%。 三、 光盘验收标准 主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后 ， 履行光盘移交手续。 四、 验收实施步骤制度 提出验收申请 我司项目组在做好档案实体、数据资料和数据光盘等项目成果的验收准备后 ， 将向采购人以书面的形式提出验收申请。采购人在接到我司验收申请后应组织好 验收组准备接收我司提交的项目成果 ， 采购人觉得有必要时可以邀请采购中心、 质检等部门共同参与本次项目验收。 成果检验 采购方按照抽检的方式 ， 对档案资料的整理质量、电子影像件质量、检索信息的正确率和数据挂接正确率按照验收标准进行检查 ， 双方对本次成果检验结果 进行签字确认。 五、 质量问题修正 如果在验收过程中发现有质量问题或者验收成果达不到采购人要求的验收标准 ， 我司将根据用户的意见进行一一修正。 如果工作成果存在严重的缺陷 ， 则退回给我司。我司将对工作成果存在的缺陷制定出相应的补救措施。如果给采购人带来重大损失 ， 我司愿意根据合同接受相应的处罚。待全部完成补救措施后双方再另行协商验收的时间。 六、 验收签字 当所有项目成果都顺利通过采购人的审查合格后 ， 我司项目组向采购人提交档案实体、数据资料和数据光盘等所有项目成果 ， 采购人应向我司出具项目成果验收报告 ， 双方代表签字确认 ， 作为采购人支付服务款项的凭据。 第八节 项目售后 公司 一直以来在向客户提供全面产品和完善服务的同时 ， 也积累并建立了标准、完善、快速的服务体系 ， 而且此体系完全引入了ISO9001：2008的服务理念和流程 ， 从而进一步确保了客户的最大利益。在长期的技术支持与服务过程中 ， 我们深刻认识到：“客户真正购买的是服务后的效果 ， 而不仅仅是服务本身”。因此 ， 从客户的最终需求出发 ， 科学、高效地为客户防范问题、解决问题 ， 保证档案整理成果 ， 也是我们工作的重点。项目工作完成后 ， 我们将及时调整项目小组的工作任务及重点 ， 并成立专门售后服务团队为客户提供优质的售后服务。 最大限度的保障客户的投资效益 ， 为客户提供高效优质的服务是公司一直 坚持不变的服务原则。为了给用户提供最高品质的服务 ， 公司视服务为最重要的 产品之一 ， 遵照科学的质量控制体系和服务管理规范 ， 力求做到服务的“专业化、多元化、层次化” ， 为用户提供包括咨询、设计、项目实施、成果维护、专业培训在内的长期、全面的技术支持与服务。 根据本项目客户对于售后服务质量的要求 ， 质保期自整个项目总体验收合格 ， 双方代表在验收合格报告上签字之日起计算 ， 我司承诺： 1、成果维护期自采购人在成果质量验收单上签字之日起计算 ， 维护费用计入总价。 2、维护期内 ， 我司负责对其提供的成果维护 ， 不再收取任何费用 但不可抗力(如火灾、雷击等)造成的故障除外。 3、我司对采购人的服务通知 ， 应在1小时内电话响应 ， 一般问题应在24小时内解决。遇到重大技术问题也应在3个工作日内提出解决办法、措施 或预案 ， 并在一周内彻底解决故障。 4、所有成果维护服务方式均为我司上门服务 ， 即由我司派员到成果使用现场维护 ， 由此产生的一切费用均由我司承担。 一、 免费售后服务项目 档案重新整理免费服务； 档案重新扫描免费服务； 档案重新著录服务； 档案数据挂接免费服务； 数据转换及安全存储服务； 数据运行保障免费服务； 预防性维护免费服务； 技术咨询免费服务； 巡检免费服务； 培训免费服务； 免费数据迁移免费服务。 二、 售后服务方式 实时远程技术支持服务 实时远程技术支持服务、即时互联网在线QQ等多种服务手段。 1)客户服务专用E-Mail支持： 客户可以通过E-Mail的形式和我们的技术服务人员沟通 ， 技术支持信箱的最长答复时间为24小时。 2)互联网在线QQ支持 客户可以通过在线 QQ 咨询的形式和我们的技术服务人员沟通 ， 技术在线QQ支持的最长答复时间为2小时。 技术服务网站支持 集多年在档案整理、数字化领域的实施经验 ， 为保证项目的实施 ， 我方有建立专用的技术服务支持网站。为用户提供在线的免费技术支持 ， 解答档案管理利用中的常见问题。 售后服务人员上门服务 当用户发现我司整理的档案有任何问题时 ， 用户方面及时通知 ， 电话解决无效时 ， 将派出工程师在第一时间到达用户现场进行支持。 专人定期现场巡检服务 我司对于项目的质量情况 ， 会组织专人定期进行巡检 ， 安排售后服务经理进行抽检 ， 巡检或抽检过程中发现质量问题 ， 会及时进行解决。客户方如发现质量问题需解决 ， 巡检人员也能够及时协助客户进行解决。 客户服务经理定期电话回访服务 我司客户服务经理会定期对服务项目情况进行专业的电话回访 ， 在回访过程中及时记录下客户对于服务质量的意见 ， 发现质量问题反馈 ， 及时协调响应的售 后服务人员进行解决。客户服务经理电话回访时间一般为3个月。 三、 故障或技术支持应急维修响应时间安排 若有任何意外或事故 ， 我司承诺项目团队应急维修响应时间为工作日内 1 个小时内及时响应 ， 非工作日4小时内及时响应。 四、 培训服务 为保障项目的正常顺利进行 ， 公司将为本项目实施涉及的服务人员提供反复的强化培训 ， 具体包含有安全保密培训、项目实施前的培训、项目实施中的培训等。 安全保密培训 档案资料作为客户方的主要资产 ， 其安全保密重要性不言而喻。我司作为专 业的档案外包服务机构 ， 对于安全保障...