五金配件、托盘及装箱材料采购项目投标方案
目
录
第一章
服务方案
4
第一节
项目理解
4
一、
采购目标剖析
4
二、
市场调研洞察
5
三、
供应商管理策略
6
四、
质量控制体系
7
五、
成本控制方法
8
六、
交货期管理措施
9
七、
信息管理与沟通
10
八、
采购流程优化
11
第二节
服务内容及服务措施
13
一、
服务内容
13
二、
服务措施
54
三、
项目组织管理措施
83
第二章
综合服务能力
91
第一节
供货能力
91
一、
构建稳固多元的供应链体系
91
二、
强大的生产与储备能力
92
三、
高效的物流配送体系
94
第二节
仓储能力
97
一、
精细化的库存管理体系
97
二、
高效的货物出入库流程
98
三、
全面的仓储安全保障
100
第三节
项目服务优势
103
一、
丰富且优质的产品资源整合
103
二、
定制化解决方案提供能力
104
三、
高效的物流配送与供应链协同
106
四、
全方位的售后服务支持
107
第四节
运输条件
110
一、
广泛且高效的运输网络布局
110
二、
多样化且灵活的运输方式选择
110
三、
专业且先进的运输设备保障
111
四、
专业且规范的运输操作流程
113
五、
严格的运输安全与质量管控
114
第三章
应急保障措施
116
第一节
解决问题的能力
116
一、
供应链中断与波动应对能力
116
二、
产品质量问题解决能力
117
三、
运输与交付问题应对能力
119
四、
需求变更与定制化问题处理能力
121
五、
售后服务问题解决能力
123
第二节
服务紧急事故处理预案
125
一、
紧急事故分类与预警机制
125
二、
应急响应流程
127
三、
各类紧急事故具体处理措施
129
服务方案
项目理解
采购目标剖析
在五金配件采购中,首要目标是确保所采购的五金配件质量上乘。五金配件作为各类产品或工程项目的关键组成部分,其质量优劣直接关乎最终产品的性能、稳定性以及使用寿命。例如在机械制造领域,若采购的螺丝、螺母等五金配件质量不过关,可能导致机械部件在运行过程中出现松动、脱落等严重问题,进而引发设备故障,不仅影响生产进度,还可能造成安全隐患。因此,必须严格把控采购的五金配件符合国家和行业制定的相关标准,具备卓越的性能和出色的耐用性,以此满足项目对于高质量五金配件的严格要求。
控制采购成本也是核心目标之一。在保障五金配件质量的基础上,需要通过合理的策略与手段来降低采购成本,从而提升项目的经济效益。采购方可以广泛收集市场信息,对不同供应商的报价进行细致比较,分析价格差异背后的原因,如原材料成本、生产工艺、品牌溢价等。同时,积极与供应商展开谈判,充分利用采购规模优势争取更优惠的价格条款,例如批量采购折扣、长期合作优惠等。此外,优化采购流程,减少不必要的中间环节和费用支出,也能有效降低采购成本。
保证供货周期的准时性同样至关重要。项目的顺利推进依赖于五金配件的按时供应,任何延迟都可能导致项目进度受阻,增加额外的成本。这就要求采购方与供应商建立紧密的沟通机制,明确交货时间节点,并确保供应商具备充足的生产能力和完善的物流配送体系,能够严格按照项目进度要求,按时、按质、按量提供五金配件。
优化供应商管理是实现采购目标的重要保障。通过筛选具备良好信誉、质量稳定、供货及时的供应商,建立长期稳定的合作关系,能够为采购工作提供持续可靠的支持。对供应商的信誉评估可以参考其商业信用记录、行业口碑以
及过往合作中的表现;质量稳定性可通过考察其质量控制体系、生产工艺水平以及产品检测报告等方面来判断;供货及时性则需关注其生产计划安排、库存管理能力以及物流配送效率等。
市场调研洞察
深入开展市场调查,全面了解五金配件的市场动态,对于采购决策具有关键的指导意义。首先,关注五金配件的市场价格波动情况。市场价格受到多种因素影响,如原材料价格变动、市场供需关系失衡、宏观经济形势变化以及行业竞争态势等。以钢材为例,其价格的大幅波动会直接导致以钢材为原材料的五金配件价格随之起伏。采购方需要密切跟踪这些价格影响因素,分析价格走势,把握采购时机,以获取较为合理的采购价格。
了解市场的供应情况也是不可或缺的环节。不同类型、规格的五金配件在市场上的供应状况存在差异,某些特殊规格或新型号的五金配件可能供应相对稀缺,而常见通用型的配件供应则较为充足。采购方需要掌握各类五金配件的供应渠道、供应商分布以及产能情况,以便在采购过程中能够灵活选择供应商,确保供应的稳定性。例如,当市场上某类五金配件供应紧张时,采购方可以提前与多家供应商建立合作意向,甚至签订长期供应合同,保障项目所需配件的及时供应。
市场上五金配件的质量状况参差不齐,这就要求采购方深入调研不同供应商产品的质量水平。可以通过查阅产品质量检测报告、参考其他客户的使用评价、实地考察供应商生产工厂等方式,对五金配件的质量进行全面评估。对于质量要求较高的项目,更需要严格筛选供应商,确保所采购的五金配件质量可靠,符合项目的质量标准。
供应商管理策略
供应商筛选:从多个维度综合评价潜在供应商,构建严格的筛选标准。资质审查是基础,要求供应商具备合法合规的经营资质,包括营业执照、生产许可证等相关证件,以确保其具备开展五金配件生产经营活动的资格。质量检测方面,重点考察供应商的质量控制体系是否完善,是否具备先进的生产设备和专业的检测设备,以及是否能够提供符合国家和行业标准的产品质量检测报告。价格对比需要全面分析供应商的报价策略,不仅关注产品单价,还要综合考虑批量采购优惠、运输费用承担方式、付款条件等因素,以获取最具性价比的采购方案。服务评价则涵盖供应商的售前咨询服务、售中订单处理效率、售后服务响应速度等方面,优质的服务能够为采购过程提供更多便利和保障。
合作关系维护:与供应商签订正式采购合同后,加强合同执行过程中的管理至关重要。定期与供应商进行沟通,及时了解订单执行情况,包括生产进度、发货安排等,确保供应商能够按时交货。同时,认真审核供应商提供的材料检验报告等质量管理文件,对产品质量进行严格把控。在合作过程中,难免会遇到各种问题,如产品质量纠纷、交货延迟等,采购方需要与供应商保持良好的沟通协商机制,及时妥善解决问题,维护双方的合作关系。此外,建立供应商激励机制,对于表现优秀的供应商给予一定的奖励,如增加采购订单、缩短付款周期等,激励供应商持续提升服务质量和产品质量。
风险应对:在供应商管理过程中,需要充分考虑可能面临的风险,并制定相应的应对策略。供应中断风险是较为常见的问题,可能由于供应商自身生产故障、原材料供应短缺、自然灾害等不可抗力因素导致。为应对这一风险,采购方可以与多家供应商建立合作关系,实现供应渠道的多元化,降低对单一供应商的依赖。同时,合理设置安全库存,根据过往采购数据和项目需求预测,预留一定数量的常用五金配件库存,以应对短期供应中断的情况。质量风险也是不容忽视的,采购方需要加强对供应商生产过程的监督,定期进行质量抽检,一旦发现质量问题,及时要求供应商整改,并根据合同约定进行相应处罚。此外,还需关注供应商的财务状况风险,避免因供应商财务危机导致无法正常履行合同。通过定期审查供应商的财务报表、关注其商业信用评级等方式,提前预警财务风险,采取相应措施降低风险损失。
质量控制体系
标准制定:根据项目特点和实际施工要求,明确五金配件的质量标准,确保采购的五金配件能够完全满足工程需求。不同行业、不同项目对于五金配件的质量标准存在差异,例如在建筑行业,对于门窗合页、拉手等五金配件的强度、耐腐蚀性能等方面有特定要求;在电子行业,对于电子设备内部的五金连接件的导电性、精度等方面要求较高。采购方需要与项目设计部门、施工部门等相关单位充分沟通,结合项目的使用环境、性能要求等因素,制定详细、准确的五金配件质量标准。这些标准应涵盖产品的材质、尺寸精度、物理性能、化学性能、外观质量等各个方面,为采购过程中的质量把控提供明确依据。
检验流程:建立完善的五金配件检验流程,从供应商发货前的预检验,到货物到达后的到货检验,再到使用过程中的质量跟踪检验,形成全过程的质量监控体系。在供应商发货前,采购方可以要求供应商提供产品自检报告,并根据需要安排专业人员前往供应商工厂进行预检验,对产品质量进行初步把关。货物到达后,严格按照既定的检验标准和检验方法进行到货检验,对每一批次的五金配件进行抽样检验,检验内容包括外观检查、尺寸测量、性能测试等。对于检验不合格的产品,及时与供应商沟通,要求其换货或采取其他补救措施。在五金配件使用过程中,建立质量跟踪反馈机制,收集项目施工人员或产品使用人员对五金配件质量的反馈信息,及时发现潜在的质量问题,并采取相应措施进行解决。
质量问题处理:一旦发现五金配件存在质量问题,迅速启动质量问题处理机制。首先,及时通知供应商,要求其立即停止相关批次产品的发货,并对已发货但尚未使用的产品进行封存。同时,组织专业人员对质量问题进行深入分析,确定问题产生的原因,如原材料质量问题、生产工艺缺陷、运输过程损坏等。根据质量问题的严重程度和影响范围,与供应商协商制定解决方案,对于轻微质量问题,可以要求供应商进行现场整改或提供维修服务;对于严重质量问题,要求供应商换货或退货,并按照合同约定承担相应的赔偿责任。此外,对质量问题的处理过程进行详细记录,形成质量问题处理档案,为后续采购工作提供参考,避免类似质量问题再次发生。
成本控制方法
价格谈判:在采购过程中,与供应商进行价格谈判是降低采购成本的重要手段。在谈判前,充分准备相关资料,包括市场价格调研报告、竞争对手采购价格信息、本项目采购规模及潜在价值分析等,以此作为谈判的有力依据。在谈判过程中,灵活运用谈判技巧,如合理设定价格底线、提出批量采购优惠要求、争取更有利的付款条件等。同时,注重与供应商建立良好的合作关系,通过长期合作的愿景来争取更优惠的价格条款。例如,可以向供应商承诺在未来一定时期内增加采购订单量,以换取当前采购价格的降低。此外,还可以采用多轮谈判的方式,逐步逼近双方都能接受的价格平衡点。
成本分析:深入分析五金配件的成本构成,有助于找到成本控制的关键点。五金配件的成本主要包括原材料成本、生产加工成本、运输成本、管理成本以及利润等方面。采购方可以与供应商共同探讨成本优化的可能性,例如通过优化原材料采购渠道、改进生产工艺、降低运输损耗等方式来降低成本。对于原材料成本,关注原材料市场价格波动,选择合适的采购时机,与供应商协商共同承担价格风险。对于生产加工成本,鼓励供应商采用先进的生产设备和生产工艺,提高生产效率,降低单位产品的生产成本。在运输成本方面,合理规划运输路线,选择合适的运输方式,降低运输费用。通过对成本构成的全面分析和优化,实现采购成本的有效降低。
库存管理:优化库存管理,避免库存积压和缺货现象的发生,也是成本控制的重要环节。采用科学的库存管理方法,如 ABC 分类法,将五金配件按照重要程度和使用频率进行分类,对不同类别的配件采取不同的库存管理策略。对于 A 类重要且使用频繁的配件,保持较低的安全库存水平,通过与供应商建立紧密的补货机制,确保及时补货,避免缺货影响项目进度。对于 B 类和 C 类配件,可以适当增加库存水平,以降低采购频率和采购成本。同时,利用信息化管理系统,实时监控库存数量和库存动态,根据项目需求预测和实际使用情况,合理调整库存计划,提高库存周转率,降低库存成本。
交货期管理措施
合同约定:在与供应商签订采购合同时,明确交货时间条款,并设置相应的违约处罚机制。合同中应详细规定每一批次五金配件的交货时间节点,以及如果供应商未能按时交货应承担的违约责任,如支付违约金、赔偿因延迟交货给采购方造成的损失等。通过明确的合同约定,对供应商形成有效的约束,促使其重视交货期,确保按时履行合同义务。
进度跟踪:建立完善的交货进度跟踪机制,及时掌握供应商的生产进度和发货安排。采购方可以要求供应商定期提供生产进度报告,详细说明订单的生产进展情况,包括原材料采购、生产加工、产品检验等各个环节的完成时间和预计完成时间。同时,利用信息化手段,如建立供应商管理系统,实现对订单进度的实时监控。在交货期临近时,加强与供应商的沟通,确认发货时间和运输方式,确保货物能够按时送达指定地点。
应急处理:尽管采取了一系列措施来确保交货期,但仍可能出现一些不可预见的情况导致交货延迟。为此,需要制定应急处理预案,以应对交货期延误的情况。当发现供应商可能无法按时交货时,采购方应立即与供应商沟通,了解具体情况和原因,并共同商讨解决方案。如果延误时间较短,可以通过加快生产进度、调整运输方式等措施来尽量减少对项目进度的影响。如果延误时间较长,可能影响项目关键节点,采购方需要及时启动应急预案,如寻找备用供应商紧急采购部分配件、调整项目施工计划等,确保项目能够继续推进,将损失降到最低。
信息管理与沟通
数据收集:建立全面的数据收集机制,收集与五金配件采购相关的各类数据。包括供应商信息,如供应商的基本资料、资质证书、生产能力、产品质量水平、价格体系、交货记录、售后服务情况等;采购订单数据,如订单编号、采购产品明细、数量、价格、交货时间、付款情况等;市场数据,如五金配件市场价格波动趋势、供应情况变化、新技术新产品信息等。通过对这些数据的收集和整理,为采购决策提供丰富、准确的数据支持。
数据分析:运用科学的数据分析方法,对收集到的数据进行深入分析。通过数据分析,可以发现采购过程中的潜在问题和优化空间。例如,通过对供应商交货记录的分析,评估供应商的交货准时率,找出交货延迟频繁的供应商,以便采取针对性措施进行改进或调整供应商结构。对市场价格数据的分析,可以把握价格波动规律,预测价格走势,为采购时机的选择提供参考。通过对采购成本数据的分析,找出成本较高的环节和原因,为成本控制提供依据。通过数据分析,不断优化采购策略和管理流程,提高采购效率和效益。
沟通机制:建立顺畅的沟通机制,加强采购方与供应商、项目内部各部门之间的沟通与协作。与供应商保持密切的沟通,及时传递采购需求、交货要求、质量标准等信息,确保供应商能够准确理解采购方的意图。同时,及时了解供应商的生产情况、困难和问题,共同协商解决。在项目内部,采购部门要与设计部门、施工部门、财务部门等各相关部门保持良好的沟通,及时了解项目进度、设计变更、资金状况等信息,以便调整采购计划和策略。通过建立有效的沟通机制,提高信息传递效率,减少信息不对称带来的问题,确保采购工作与项目整体目标保持一致,协同推进项目的顺利实施。
采购流程优化
流程梳理:对现有的五金配件采购流程进行全面梳理,分析各个环节的合理性和效率。从采购需求提出、采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、订单执行跟踪、货物验收、付款结算等环节,逐一审查是否存在繁琐、重复或不合理的操作流程。例如,在采购需求提出环节,是否存在需求不明确、审批流程过长等问题;在供应商选择环节,评审标准是否科学合理,评审流程是否高效透明等。通过对采购流程的深入梳理,找出存在的问题和瓶颈,为流程优化提供依据。
简化与标准化:针对流程梳理中发现的问题,进行简化和标准化处理。简化繁琐的审批环节,减少不必要的中间流程,提高采购流程的运行效率。例如,对于一些常规的小额采购项目,可以适当简化审批流程,采用快速审批机制,缩短采购周期。同时,对采购流程中的各项操作进行标准化规范,制定统一的操作手册和标准模板,如采购需求申请表、供应商评审表、采购合同模板等,确保采购流程的一致性和规范性,减少人为因素导致的错误和差异。通过简化与标准化采购流程,提高采购工作的效率和质量。
信息化应用:借助信息化技术,实现五金配件采购流程的信息化管理。建立采购管理信息系统,将采购流程中的各个环节纳入系统进行管理,实现信息的实时共享和流程的自动化流转。例如,采购需求提出部门可以通过系统在线提交采购需求申请,系统自动按照预设的审批流程进行流转审批;供应商信息可以在系统中进行集中管理,方便查询和筛选;采购订单的下达、跟踪、货物验收等环节都可以在系统中完成,实时更新订单状态。通过信息化应用,提高采购流程的透明度和可控性,减少人工操作带来的失误,提高采购工作的效率和管理水平。
服务内容及服务措施
服务内容
1.1.1.2.1.1
供货渠道及来源
1.1.1.2.1.1.1
供货渠道
对于不安全的产品,任何人都无法让其变得安全。因此,在接受任何产品前,必须确认选购的产品是安全且符合质量要求的。采购是一门复杂的工作,除了对产品需有所认识外,选择合格、商誉佳的供货商也是相当重要的,具体要求如下:
了解供货商的经营管理与产地生产状况等。以大幅降低产品带来的危害,在合理价格与稳定供需的情况下进行采购作业。
1.选择合格、商誉佳的供货商
合格的产品供货商是指:
有完备的商业登记证明文件等。
能提供符合法规标准的合格产品。
有自行建立与实施的产品相关管理制度等。
具备第三方验证文件或数据的产品供货商。
需要注意的是,供应链中所有供货商,包括运送者、包装者、厂商、分销者(货车车队及仓库)或当地市场,都应遵守相关的法律法规规定。
2.建立合格供货商数据
与供货商建立关系,并了解他们的产品安全管理措施。
建立合格供货商相关名录,内容至少应包括:
供货商名称、地址、负责人、联络电话。
供应品项与提供之检验或证明文件。
供货商名册宜经常审视更新一次。
对供货商进行评价。
评价项目包括质量、配合度与价格等。
依供应产品的规格正确性、数量、交货状况等,记录于供货商评价表。
评价不合格的厂商,在改善前将不再向其采购产品。
以主要产品供应量较大者或供应高危害风险产品的供货商,设定为优先评价对象,以作为后续要求厂商改进供货质量的依据。
现场评价应查核供货商最近的被查核报告。
报告标准应符合相关的安全及质量标准。
可以利用评价数据来检查以下操作是否有不当之处:
验收及贮存、例行检验、加工、运送、清洁与消毒、员工培训、召回计划、产品安全管理体系。
3.与供货商签订合约
为确保产品的供应及安全的可追溯性,可经由双方协议签订合约以示诚信。供货商合约的签订由采购、管制小组或管理部门拟定后执行,其内容视双方同意可包含:
买、卖双方基本数据、合约有效期间、订货方式、供货短缺的罚则、付款方式、交货方式、价格、产品检查及验收、权利转移及退货、明定质量要求。
验收时应符合验收标准或提供产品检验合格报告书等。
供货商若有违反合约规范相关事项,得停止合约,供货商不得有异议,并需负担赔偿责任。
1.1.1.2.1.1.2
供货来源
1、产品采购渠道
我公司先后与数家优势品牌供应商取得了数百种商品的独家授权和特约授权。并针对每个产品有专人负责实时发货,设置24小时服务热线电话,做到售后跟踪,投诉处理,情况反馈三位一体的售后服务体系。
2、采购渠道管理
商品进货渠道的选择受多种因素影响,主要有商品因素、市场因素、企业自身因素等,我公司根据具体情况采取不同的进货渠道策略。我公司选择的进货渠道策略主要有以下几种:
(1)直接渠道策略
直接渠道策略就是找到商品的原生产厂家,直接从厂家进货。这一渠道策略的优点是:可以降低进货价格,防止假冒伪劣商品进入自己的企业。
(2)固定渠道策略
固定渠道策略就是选择资信好、生产能力强、商品质量高的供货商,与他们建立长期的合作关系,固定进货渠道。这一策略通常适用于日常生活用品、需求量稳定的商品和厂家生产质量稳定的商品。其优点是:可以通过良好的合作关系规范采购活动,适时保障市场供应,并可通过长期的合作关系使买卖双方受益。
(3)区域渠道策略
区域渠道策略就是有针对性地选择货源市场。在市场商品极大丰富的情况下,很多商品因其特殊的生产环境和经营条件,形成了一些独具特色的商品货源产地或货源市场,采用区域渠道策略就是根据自身的经营需要,选择有特色的商品货源产地或货源市场作为进货渠道。
(4)名优渠道策略
名优渠道策略就是选择名优商品厂家或供货商作为进货渠道。选择这一策略必须和企业的整体经营战略、目标市场定位相一致。这一策略的优点是:可以通过名优商品树立企业良好形象,提高企业经营档次,增加消费者对企业的信任度。但该策略通常只适用于大型商业企业。
(5)动态渠道策略
动态渠道策略就是不断根据市场变化选择新的、有发展潜力的进货渠道。采用这一渠道策略难度较大,它不仅需要充分的、及时准确的市场信息,还要有敢于开拓市场的胆量和魄力。其优点是:能灵活地适应市场变化,不断推出新商品。
3、采购管理
(1)建立好供方及用户档案,并做好工作记录。
(2)建立、建全比价制度,保证采购货物的质优价廉。
(3)建立客户资料管理表,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表。
(4)每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上作总结,并提出本周用款计划。
(5)签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤。
(6)所有货物均开箱验收,发现问题及时解决。
4、采购工作思路
合理安排订货和交货时项目实施能够按计划进行的前提条件,我公司长期与国内多个知名品牌商合作,知悉订货、交货验收等工作流程,能够很好地协调货物的配送问题。
我公司在合同签订之前,即与产品供应商联系本项目货物订货事宜,使产品生产商可以提前安排生产计划,在订单正式生效时,合同产品可以马上进入交货流程,满足交货进度要求。我们与用户签订合同后,将立即和产品生产商进行商务洽谈,确保项目中所有产品能如期、安全地达到指定地点。
1.1.1.2.1.1.3
供货产品货源渠道
供应商评估与选择:对于每一个合作的供应商,都需要进行全面的评估,包括其资金信誉、质量管理、交付能力等。这种评估的目的在于及时排除不合格的供应商,减少与之合作的风险。同时,根据评估结果对不同供应商采取不同的合作策略。
建立供应商评价体系:从产品质量、价格、交付等方面对正在合作的供应商进行日常业绩跟踪和阶段性评比。通过每月供应商评价表对供应商进行评分,以此评分作为奖惩、淘汰的依据,从而更有效地控制供货风险,保障客户利益。
问题辅导和改进工作:针对供应商日常合作产品出现的问题,应成立专项转组辅导,跟踪并解决问题的效果。同时,这种辅导和改进工作也有助于提升供应商的服务质量和效率。
战略合作伙伴关系建立:对于产品品质稳定、服务到位、公司资质优良、产品开发能力强并从未出现安全问题的供应商,可以进一步发展成战略合作伙伴关系。双方可以协同市场与研发,共同把市场需求与消费者需求转化成产品,创造经营效益。
网络化管理:可以借助先进的进销存软件,结合现代化网络渠道,对采购时效、安全库存、需求预估等方面进行及时有效的管理,保证日常产品需求的供应。
1.1.1.2.1.2
配送方案
1.1.1.2.1.2.1
运输要求
1、出车前认真核对商品与出货单,回货单是否一致,包装是否完好,认真填写配送单据记录,检查所载货物情况完好,认真核对成品和出货单,所有单据准确无误。确认货物及单据,货物是否有遗漏。
2、安全准时无差错的送货给客户,并能提出好的改善意见,不与客户发生冲突,客户满意度100%。
3、出发前与客户取得联系,如客户时间不便,与客户商定另一送货时间,并上报主管备案。
4、在送货过程中,一定要安全送达,注意交通,不要为了赶时间而闯红灯。
5、在运送过程中,如丢失货物,数目不清,造成的损失,由该配送员全权负责。
6、途中耽误不能及时送货,要和公司取得联系,方便公司另行派车安排。
1.1.1.2.1.2.2
运输计划安排
(1)根据我们对项目地理环境和道路交通的研究,使用交货的运输方式,将物资按照项目要求交至指定地点。
(2)我方承诺货物运输途中的毁损、灭失风险由我方承担,并为货物随车办理货物保险。
(3)我公司每周会把运输调度计划提前给运输部门,并准备几个备用的应急运输公司,保证汽车运力的充足。
(4)我公司将根据甲方对本次项目货物需求的急切程度,采用不同的运输线路,根据的场地条件,采取不同的车型,保证投标物资的顺利到达。
(5)我公司考虑到货物运输过程中遇到的装卸、...
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