师范大学档案馆文书档案数字化加工项目投标方案.docx

师范大学档案馆文书档案数字化加工项目 投标方案 目 录 第一章 项目分析及方案陈述 7 第一节 重点难点分析及应对措施 19 一、 档案实体过多，数字化建设难度高 19 二、 案载体多元化 19 三、 档案内容分散，协调管理难度大 19 四、 数据安全与隐私保护 19 五、 项目管理和流程管理复杂 19 六、 应对措施 20 七、 构建科学合理的信息数据库： 21 第二章 服务方案 22 第一节 项目实施工作 计划 22 一、 详细项目工作计划及部署 22 二、 其它保障工期的相关配套措施 26 第二节 归档、整理、扫描实施方案 27 一、 项目实施总体思路 27 二、 项目实施服务原则 27 三、 项目依据及参考标准 28 四、 归档、整理、扫描操作流程 29 五、 档案扫描 35 六、 质量检查 39 七、 装订装盒 42 八、 总体检查 43 九、 上架入库 45 十、 最终验收 45 第三章 应急方案 46 第四章 保密措施 47 第一节 项目安全保密性管理措施 47 一、 档案整理安全保密、规范性要求 47 二、 安全保密承诺函 48 三、 项目安全保密方案总述 48 第二节 项目安全相关制度 53 一、 项目安全保密制度 53 二、 项目工作人员职责 54 三、 项目设备管理制度 55 四、 档案实物管理制度 55 第三节 现场安全管理制度 57 一、 员工纪律准则 57 二、 考勤管理制度 58 三、 物品管理制度 58 四、 卫生管理制度 59 五、 休息管理制度 59 六、 操作管理制度 59 七、 档案保护制度 60 八、 档案保密制度 60 九、 岗位考核制度 61 第四节 保密管理方案 63 一、 保密管理原则 63 二、 组织机构与工作职责 63 三、 人员管理 65 四、 保密载体管理 66 五、 保密场所与设备管理 67 六、 保密项目管理 68 七、 泄密事件处理 69 八、 保密纪律 70 第五节 安全保障措施 71 一、 培训保障措施 71 二、 人员保障措施 71 三、 产量保障措施 71 四、 质量保障措施 72 五、 设备保障措施 72 第六节 安全管理方案 73 一、 安全管理原则 73 二、 现场安全管理 75 三、 人员安全管理 75 四、 设备安全管理 76 五、 档案安全管理 76 六、 信息安全措施 77 七、 项目应急方案 77 八、 设备及数据安全管理 78 第五章 拟投入的设备情况 80 第一节 扫描仪设备 80 第二节 加工电脑服务器配备 83 第六章 项目团队 85 第七章 服务承诺及考核验收方法 87 第一节 服务创新承诺 89 一、 创新思路 89 二、 创新方式 89 三、 创新机制 89 四、 创新效率 90 五、 创新进度 90 六、 服务社会 90 七、 服务客户 90 八、 服务员工 91 九、 服务专家 91 十、 服务企业 91 第二节 档案数字化处理标准 92 一、 纸质档案数字化处理标准 92 二、 照片档案数字化标准 94 三、 声音档案数字化标准 95 四、 影像档案数字化标准 95 五、 实物档案数字化标准 95 六、 电子数据质量标准 97 第三节 数据检验、验收和备份 99 一、 数据检验 99 二、 验收审核 99 三、 验收登记 99 四、 数据备份 100 第四节 服务规范要求 101 一、 档案整理 101 二、 档案扫描 101 三、 图像修正 103 四、 文档命名 104 五、 数据对接 104 六、 数据校对 105 七、 光盘刻录 105 八、 档案还原 105 第五节 考核验收方法 106 一、 验收方式 106 二、 验收内容 107 三、 验收质量标准 108 第六节 售后服务要求 110 第七节 售后服务原则 112 一、 以业务为中心的可行性原则 112 二、 重在措施的可靠性原则 112 三、 安全性及保密性原则 112 四、 适应性原则 113 五、 标准性原则 113 第八节 服务请求流程 114 一、 报修服务流程 114 二、 投诉流程 114 第九节 售后服务整体内容 116 一、 免费售后服务项目 116 二、 专门的售后服务团队 116 三、 售后服务方式 117 四、 质保期及响应时间安排 118 五、 培训服务 118 第十节 售后服务体系 122 一、 售后服务的内容 122 二、 服务体系 123 三、 售后服务人员配备 124 四、 服务及质量保证措施 124 五、 巡检维护 125 六、 故障响应时间 125 七、 今后的技术支持 125 八、 提供本地化技术支持及售后服务 126 第一章 项目分析及方案陈述 一、项目名称： xx 师范大学档案馆（博物馆、校史馆）文书档案数字化加工项目 二、项目描述： 1、项目概要 档案数字化是档案信息化建设的最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，建成资料齐全的电子档案数据库，以供工作人员通过网络进行计算机阅读、检索，从而实现既有利于档案的安全保管，又能提高档案利用效率的工作目标。为了进一步提升 xx 师范大学档案馆档案信息化建设水平， xx 师范大学档案馆提出对当前纸质档案进行数字化加工的需求，目的是为提升档案的保管和利用水平，为工作人员提供更好的服务。 2、需求说明 2.1、加工内容与数量 本次加工内容为 xx 师范大学档案馆纸质档案（1954-至今），扫描加工数量约为55万页（含案卷检查、修改、装订以及部分条目录入修改，数字化及成果上传等，非A4幅面折算成A4计算）。 2.2加工环节与质量要求 档案数字化主要工作环节包括：调档交接、档案前处理（含纸质档案检查修改，档案管理软件系统的案卷和文件条目检查修改）、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、后期整理装订、质量自检、档案归还、数字化成果上传、数字化成果移交、数字化成果管理等，加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。 各工作环节要求如下： （1）调档交接：成交方应指定专人按照与 xx 师范大学档案馆共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。 （2）档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对纸质档案进行检查核实，根据 xx 师范大学档案馆的规则进行扫描前检查，区分扫描件与非扫描件 （3）成交方须逐页对接收到的档案原件进行检查，包括但不限于：有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象；卷内目录内容与实际档案情况是否一致；如已存在电子条目，检查电子目录与实际档案是否完全匹配；案卷页码不清晰的，予以加深或重盖页码；案卷内粘贴页存在不牢固的情况应予以重新粘贴加固；卷内备考表要素是否齐备且记录内容与实际情况是否一致等。 根据档案的实际情况和 xx 师范大学档案馆制定的规则按上述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。需要对整理过程中的错误进行记录，制订《纸质档案整理勘误表》，在纸质档案移交时提交，否则不予移交。 ①目录数据准备、案卷检查 按照《档案著录规则》(DA/T18)等国家标准以及 xx 师范大学档案馆有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号、页码和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，招标人将对最终修改结果进行抽检，抽检不合格率达到5%将退回重新修改。 ②拆除装订 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 ③档案前处理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。 （3）档案扫描： ①扫描方式 根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式，扫描的时候以JPG格式扫描(基建图纸以TIFF格式扫描)，扫描完成后再合并一份 PDF格式进行保存， 90年代以后电脑打印文档需要做OCR识别。 ②扫描色彩模式 扫描模式采用彩色模式进行扫描，基建工程蓝图扫描时要进行去蓝处理，同时保留红章 。 ③扫描分辨率 扫描分辨率要求 300dpi及以上，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。 ④扫描登记 认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法，并提交 xx 师范大学档案馆审核同意后，进行处理。 （4）图像处理： ①纠偏 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。 ②去污 对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。 ③图像拼接 对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。 （5）图像存储 ①存储格式 要求采用JPEG格式存储保存(基建图纸保存为 TIFF格式)。 ②图像文件的命名 以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。(扫描的图片，如果不上传的话，则根据需要建立一个 Excel文件，包含文件的档号，以及文件的正题名来显示文件的内容) （6）条目著录(需要包括扫描的电子图片文件的条目著录，如果没有目录的话，同时对于备份光盘也需要进行光盘的条目著录，按招标方要求进行) 对档案目录数据进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。 （7）后期整理装订 在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压宇，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。 （8）质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，才能递交招标人验收。 （9）档案归还应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报 xx 师范大学档案馆进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求 100%。 （10）数据备份 ①备份范围 经验收合格的完整数据应及时进行备份。 ②备份方式 为保证数据安全，扫描加工后的电子文件需要提交蓝光光盘存储及移动硬盘存储做双重备份之用。 对光盘质量标准如下： 光盘片制作两份，数据分别刻录为JPG和PDF格式，并刻录相应的软件和说明。 同一件(卷)实体，不跨越二片 DVD片号(如：同一件(卷)档案页数需在同一DVD片内)。 档案影像文件存于符合标准的单片包装蓝光光盘片，并存放在单片光盘盒中，提供光盘内容说明（纸质说明和电子说明文件各一份，电子说明文件和档案一起刻录至相对应光盘），包括刻录时间、刻录人姓名、刻录人所属公司、光盘片编号、种类、条形码、套别、目录索引和文件类型等。 光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。 在光盘片刻录完成后，与影像档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。 光盘刻录人员对于所有光盘片编号进行管理与记录，注意光盘片编号按照 xx 师范大学档案馆要求编制 移动硬盘方面，需要将所有数字化成果存储于不低于4TB容量移动硬盘中，并与影像档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。 ③数据检验 备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括各份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 ④备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 ⑤备份登记填写数字化备份管理登记表单。 （11）数字化成果上传 数字化成果按照要求上传系统，上传完毕时提交上传报告，发现错误要及时改正，需保证上传的电子文件和移交的数字化成果完全一致。 （12）数字化成果移交 移交时提交移交报告，需要将新移交的数字化成果并入以前数字化扫描的电子文件 （13）数字化成果管理 应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。需要不定时按要求统计全部或部分数字化扫描的电子文件的页数、文件数和卷数，不定时对数字化扫描的电子文件与档案管理系统做一致性检查，结果以EXCEL格式文档递交，如： a) 档案管理系统已上传文件在数字化扫描的电子文件中是否存在，统计数字化扫描的电子文件中不存在的文件 b) 档案管理系统未上传文件在数字化扫描的电子文件中是否不存在，统计数字化扫描的电子文件中存在的文件 c) 档案管理系统的目录结构与数字化扫描的电子文件的文件目录结构是否一一对应，统计不匹配的目录 d) 按要求对数字化扫描的电子文件的目录结构和文件做整理 2.3、验收要求 1、加工单位数据自检合格后，递交招标人验收。数据验收首批以5万幅为单位，验收合格后以20万幅为单位，分批由加工单位自检合格后提交，加工单位的自检结果要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）才可提交，需填写《纸质档案数字化自检登记表》，做好自检记录，数据提交时必须包含《纸质档案数字化自检登记表》，否则不予接收。 2、招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。 3、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。 4、数据验收合格后，加工单位需刻录DVD光盘两份或存储至移动硬盘移交给招标人并且保证能够与 xx 师范大学档案馆现有的档案管理系统进行全文自动按规则挂接，进入系统中管理。 2.4、时间要求 自合同签订日起至2025年10月15日前完成 2.5、安全要求 安全要求严格遵守《保密守则》及招标人的有关规定。档案扫描工作必须在招标人指定的场所（场所由招标人提供）内进行。加工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。加工单位应做到： （1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。 （2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。 （3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。 （4）扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。 （5）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在招标人工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。 （6）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。 （7）工程结束后数字化加工存储设备一并提交给 xx 师范大学档案馆。 2.6、应遵循的业务标准 （若招标过程和合同服务期限中适用标准、规范有废除或更新，成交方须按最新标准、规范履行服务。） （一）管理性标准规范 《中华人民共和国保守国家秘密法》 《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号) 《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号) 《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号) （二）业务性、技术性标准规范 《中华人民共和国档案法》； 《文书档案案卷格式》(GB9705—88)； 《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)； 《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)； 《中央档案馆档案接收标准》 《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999) 《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005) 《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002) 《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006) 《档案著录规则》(DA／T 18—1999) 2.7、售后服务要求 说明服务支持方式。 售后服务期限：项目验收交付后提供3年的售后免费服务。 售后服务响应时间：接到用户电话后2小时内响应，8小时内上门服务。 售后服务问题解决时间：一般问题在8小时内解决，严重问题要求及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。 供应商响应时需列出详细的售后服务内容。 2.8、其他要求 1、招标人提供桌椅，不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件。 2、双方各指定专人做好档案的清点交接工作。 3、要求成交单位在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。 4、要求供应商成交后，在规定时间前，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。 5、各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、培训项目等。 6、为保证甲方数据的安全，分批次移交数据的移动硬盘（容量2T以上，由乙方采购）和数字化扫描备份的存储介质（硬盘等，由乙方采购）要求成交单位等项目结束后无偿移交给甲方，防止数据的扩散。 第一节 重点难点分析及应对措施 一、 档案实体过多，数字化建设难度高 - 传统的档案管理模式中，档案的类型与单位日常工作类型密不可分，对于一些档案信息产生数量多的单位而言，数字化建设存在难度。 二、 案载体多元化 - 随着信息技术的快速发展，档案内容不再局限于纸质管理模式，而是以大量电子档案资料多元化方式展现，包括视频、音频等载体，对管理控制水平提出更高要求。 三、 档案内容分散，协调管理难度大 - 档案内容数量多、内容分散会导致多部门协调管理的难度增加，不同部门之间的档案管理标准存在差异，增加了档案数字化建设的负担。 四、 数据安全与隐私保护 - 档案数字化过程中，数据安全和隐私保护是重要问题，需要防止敏感信息泄露，确保数据在处理过程中的安全性。 五、 项目管理和流程管理复杂 - 档案数字化项目通常涉及多个部门协作，协调难度大，且项目周期长、任务繁重，容易出现沟通不畅、责任不清等问题。 六、 应对措施 1.完善软硬件设施： - 我公司 购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，并引进文书档案格式转化系统、文书档案管理系统等，优化文书档案管理环境。 2.加强人才队伍建设： - 引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责，提升数字化的质量。 3.建立统一标准： - 制定全面、统一的管理标准，确保档案信息的查找、存储和入档等技术方法先进、规范。 4.加强数据安全和隐私保护： - 对数据进行详细的管控，每个角色、每个阶段都需要做出权限控制，确保数据安全。 5.建立高效的项目管理和监督机制： - 建立高效的项目管理和监督机制，确保各阶段工作顺利进行，解决沟通不畅、责任不清等问题。 6.实现信息资源共享： - 通过技术手段打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用。 七、 构建科学合理的信息数据库： - 建立全文数据库和目录数据库，并注意两个数据库之间数据信息的兼容性问题，提高档案信息的管理和利用效率。 综上所述，文书档案数字化工作面临诸多重点难点，但通过完善软硬件设施、加强人才队伍建设、建立统一标准、加强数据安全和隐私保护、建立高效的项目管理和监督机制、实现信息资源共享以及构建科学合理的信息数据库等措施，可以有效应对这些难点，推动文书档案数字化工作的顺利开展。 第二章 服务方案 第一节 项目实施工作 计划 一、 详细项目工作计划及部署 为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成： 1.人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。 2.项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。 3.需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。 4.实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。 如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。 5.实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。 我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。 6.项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。 7.项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。 8.项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。 9.项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。 （一）项目启动 1.启动程序 （1）签订保密协议 档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。 （2）项目需求调研 我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。 （3）实施标准确立 项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。 （4）实施流程设定 项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作10年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。 （5）制定实施计划 实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目...