学院遴选广告制作服务商采购项目
投标方案
目
录
第一章 服务方案
3
第一节
其他人员配置及构成情况
3
一、
人员配置
3
二、
人员职责
4
三、
安装部管理机构及人员职责
10
第二节
进度保证
措施
14
一、
项目管理团队组建与职责分工
14
二、
设计阶段进度保证措施
15
三、
制作阶段进度保证措施
16
四、
安装阶段进度保证措施
19
五、
维护阶段进度保证措施
21
六、
整体进度监控与应急预案
22
七、
与招标方沟通协调机制
24
第三节
应急
预案
27
一、
总则
27
二、
组织机构与职责
27
三、
风险识别与预警
28
四、
应急响应措施
30
五、
应急物资与资源保障
45
六、
应急演练与培训
47
七、
应急终止与恢复
47
第四节
安全文明措施
49
一、
人员安全教育培训
49
二、
安全教育制度
50
三、
安全管理措施
53
第五节
质量保证措施
62
一、
材料性能符合性及技术可靠性
62
二、
服务质量标准
82
三、
质量控制体系
83
四、
质量保证措施
86
第六节
售后服务方案
92
一、
响应时间承诺
92
二、
售后服务方案
92
第七节
设计制作方案
106
一、
设计制作流程
106
第八节
会议布展方案
114
一、
会议布展流程
114
二、
会议布展项目验收标准
121
第一章 服务方案
其他人员配置及构成情况
人员配置
序号
姓名
职务
备注
1
总经理
/
2
项目负责人
/
3
副总经理
/
4
设计师
/
5
设计师
/
6
设计师
/
7
设计师
/
8
采购负责人
/
9
安装负责人
/
10
安装负责人
/
11
安装负责人
/
12
售后负责人
/
13
售后负责人
/
人员职责
项目总负责人
项目总负责人:本公司总经理担任本项目总负责人,负责项目实施的项目管理,其职责是:
①负责协调所有与项目相关的事情;
②定期审阅项目组的财务状况、技术和合同进展情况等方面的汇报,尽可能提供对项目实实施程中需要的各方面支持;
③负责合同执行中的指导和协调工作;
④定期审核执行中的指导和协调工作;
⑤定期审核项目经理的工作进展情况;
⑥保证合同及项目执行过程中的财务控制工程管理。
项目执行小组
项目执行小组由总负责人从商务保障小组、技术保障小组、售后服务小组抽调优秀人员组成,主要负责:协助项目总负责人处理项目相关事宜,负责合同签订、设备采购、仓储配送、质量检验、安装调试、技术培训、客户联络,保养维修等一系列环节。保证项目从始至终每一个环节的运行。尽全力保障客户要求,为客户提供一站式服务。
商务保障小组
商务保障小组主要负责合同的签订、材料的采购、仓储及配送等环节,控制项目成本,尽可能为客户提供质优价廉的产品。
技术保障小组
技术保障小组主要负责:
①对货物进行检验与验收,验收时要认真核对产品合格证、质检报告,以及相关认证情况,确保每一批货物从采购到配送均处在质量保障体系的监管之下。
②为客户进行货物的安装调试,提供一站式服务,保证安装完毕后,客户可直接使用。
③对负责货物可对客户具体操作人员进行技术培训,保证相关操作人员可熟练操作设备,并能处理一般常见故障。
售后服务小组
售后服务小组主要负责,定期回访客户,了解产品使用情况及客户意见反馈,针对客户反馈的问题及时安排保养维修人员对货物进行维修及保养,并设有专人对售后服务情况进行监督,保证每一个项目,每一个客户都能毫无后顾之忧的使用本公司所提供的货物和产品。
业务部
①与顾客接洽,样品、报价、订单合同的审核签回工作及顾客资料的建立、联系与执行顾客满意度调查;
②顾客要求的确认,业务部接到新顾客或新产品意向后,即要求顾客提供产品及相关的信息; 业务接到顾客的产品及相关信息后,要求工程师打样;业务根据打样样
品及检测报告,同时附上报价单与顾客确认并封样。
③负责协调公司各部门之间的业务衔接工作,顺利完成公司下达的各项工作任务。
④负责公司各类合同的管理,重要的销售合同等业务资料的保管,做好
安全保密工作。
⑤负责接待客户的业务来电,来函等咨询服务,并做好记录、存档、反馈工作。
生产部
①严格按工艺、图纸、制度进行生产,确保产品符合要求;
②负责生产现场“6S”管理,产品标识和可追溯性管理,做到文明安全生产,杜绝浪费;
③负责生产所需设备、设施的日常维护保养工作,确保满足产品要求的生产能力等设备管理;
④积极配合、参与对不合格品的评审、处置、控制工作;
⑤认真做好关键特殊工序的控制(人、机、料、法、环、测)与管理工作;
⑥负责对生产过程实施的控制,对生产的运作进行归口管理,进行生产调度,协调生产过程中各部门上和技术上的接口,对生产安排不当和严重不均衡而造成的产品质量低劣负责;
⑦编制和上报各种生产报表;制定年度、季度和月度生产计划;
⑧负责外协件外包加工,对外协件的质量负责;
⑨监督检查生产现场;
⑩负责生产物料采购及入库;
设计部
①分析策划需求,充分理解客户设计需求,设计和创作项目平面方案,确保设计作品高速优质完成;
②全面负责公司的平面设计工作;
③根据项目要求负责项目有关的设计与制作;
④负责各类策划布置的平面设计;
⑤负责各类标识标牌策划的设计;
质检部
①负责贯彻落实公司质量方针和质量目标,策划、组织公司质量管理体系的运行维护、绩效改善;
②负责公司各种质检管理制度的订立与实施,“5S”、“零缺陷”、“全面质量管理”等各种质检活动的组织与推动;
③负责对各部门质检管理工作进行内部质量审核;
④负责进料、在制品、半成品、成品的检验标准、质检检验规程和各种质量记录表单的制订与执行,对出仓产品检量负全部责任;
⑤负责全员质检教育、培训;
⑥负责各种质量责任事故调查处理,各种质检异常的仲裁处理,配合业务部对客户投诉与退货进行调查处理。
采购部
①负责原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品等的采购供应工作。
②认真做好市场调查和预测,掌握物资供应情况。
③及时采购物资采购计划中提出的各类物资,做到既要价格合理,又要保证质量。
④负责各类采购合同的签订与管理、落实工作,并制订相应的管理制度。
⑤严格执行公司制定的物资供应制度,按照采购原则进行采购作业,根据生产安排做好物资供应的进度控制,实现物流的优化管理。
⑥采购物资的入库与结算:负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。对不合格产品及时退货。
⑦供货单位的质量审核:参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。加强物资供应档案的管理,做好物资信息情报的工作,建立起牢固可靠的物资供应网络,并不断开辟和优化物资供应渠道。负责制订物资采购工作各项管理制度。建立可靠的物资供应基地,会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。
⑧与各部门加强沟通配合,处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。
安装部
①负责客户产品的安装、调试、保养、维修等工作。
②日常安装维修实行承诺服务,接到安装单或报修电话后,24小时内应给予安装修
复。当天不能解决的必须向客户做出解释,并上报公司售后服务部。
③安装维修工作人员应严格执行安全操作规范,文明施工,及时清理
施工现场。由于工作 责任心不强,或违反操作规程引发事故(包括工伤事故),或造成损失的,要追究当事人责任。
④要尊重客户,对客户要文明礼貌,服务态度热情周到。保证安装维修质量。
⑤负责安装结算单据的填写、整理工作。
⑥不得向客户额外收费、乱收费。
⑦负责零配件、材料的申领回收上交工作。
售后部
①收集所有与客户有关的信息资料,以便根据信息及时作出相关处理,并进行存档备案
②指导用户产品使用方法及注意事项等事宜;
③与客户交流时,应热情、细心了解产品发生问题时的状况,提出解决问题的方法;
④售后服务人员在接到客户的售后服务需求电话通知后要做好信息登记工作,其中包括对方的详细联系人、联系方式,在售后人员出发之前,应其仔细分析产品问题以及提供参考解决方案,并带全相关资料
⑤在售后过程中,应及时确认产品的状况,考证先前分析问题是否恰当;如果不相符合应及时与有关人员商讨争取尽快提出解决方案。并赋予实施,同时做好售后记录;
⑥在售后服务中发现的问题要及时汇总,与业务部、质检部、生产部讨论,提出确当的解决方案以便各部门及时改进。
安装部管理机构及人员职责
针对本项目,我公司认为必须有良好的组织结构保障才能确保本项目的顺利实施。为此我公司专门为本项目成立了一个项目小组,本项目机构组织如下图:
(一)项目经理
1、与客户相关负责人联系,确定安装时间与地点等,制定本项目安装计划,根据安装的产品种类与时间配置安装技工,全程监督任务完成情况。
2、根据产品使用单位的地点安排发货、调度运输车辆,并保证以最快的时间安全高效的运达客户安装地点,从时间上等方面方便卸载、搬运、安装,保证安装工作的顺利进行。
3、对安装现场进行及时的监控与指导,安装现场出现的一般问题在4小时解决,并保证按照合同约定及客户的要求文明作业。
4、安装完工后,与客户相关负责人联络回访,确定安装质量与进度,并填写客户档案卡等相关资料,以确保售后服务的及时高效。
5、对安装过程中重大问题及客户投诉等及时向公司汇报并形成专项小组,在即时响应,2小时给客户提交解决方案与书面答复。
(二)安装队长
1、安排安装小组每天工作任务,并监督任务完成情况。
2、安排发货、调度运输车辆。
3、考核安装队员绩效。
4、负责将项目安装验收单提交给财务。
5、处理客户可能的投诉事件。
(三)安装组长
1、领导协调完成本小组在本项目的安装任务。
2、小组安装过程的工艺质量,以及客户场地的保护,安装垃圾的清洁。
3、负责本小组在外施工的安全,纪律。
4、设置搬运小组,负责卸车,以及向本队安装小组配送相关物料。
5、对项目的施工进度负责,对项目的施工质量负责。
6、负责专业技术管理,搞好施工现场布置、检查、验收。
(四)安装队员
1、负责所有待安装产品的装卸及现场安装。
2、客户场地的安全保护,施工后的垃圾清理。
3、熟悉本项目施工项目的合同要求、图样、质量标准和有关规范、规定等要求。
(五)材料员
1、按采购计划(或采购清单、采购合同)落实和接受采购物资,负责零星物资的采购。
2、负责对采购物资验收,采购进库的物资应有合格、有效的质量证明资料,对采购物资的品种、规格、数量、质量等负责,并按规定做好标识。
3、负责做好物资进出库的台帐,做到帐、卡、物相符。
4、对物资发放的准确性负责,保证先入先出,并做好库存物资的防护和保管。
5、随时向项目经理报告物资使用情况,保证物资供应满足施工进度要求,业务上接受材料部的指导。
(六)质量员
1、熟悉项目的合同、图样、质量标准和有关规范、规定等要求,业务上接受质安部的指导。
2、会同材料员对物资的质量验收,对现场施工的质量进行指导、督促,负责项目的检验和质量评定,做好质量记录,对施工的质量负责,随时向项目经理反馈质量信息。
(七)资料员
1、按过程控制程序收集过程检测资料;
2、负责现场技术文件、往来文件及验收文件保管;
3、负责现场办公室日常文秘工作。
(八)设备员
1、填报设备使用调拨单;
2、满足设备运输及安装的安全,参加设备的安装、调试及验收工作;
3、督促操作工人遵守安全技术操作规程,及时填写各类原始记录和资料作好收集上报工作;
4、督促操作工人持证上岗和上岗前的技术业务培训;
5、负责现场机械设备的文明施工和日常保养、安全用电工作。
(九)维保人员
建立客户意见反馈渠道,收集对维护工作的希望、要求和意见。建立维护工作联
系卡,提供运维部门负责人及维护工作人员联系电话,保证与客户联系的畅通、维护工作的及时、有效。
进度保证
措施
项目管理团队组建与职责分工
1.成立专项项目组
我单位将抽调经验丰富的项目经理、设计师、制作人员、安装维护人员以及后勤保障人员,组建专门的项目团队,全面负责本项目的实施工作。项目经理作为项目总负责人,负责整体进度把控、资源调配、与招标方沟通协调等工作;设计师负责按照招标方要求进行创意设计,确保设计质量与交付时间;制作人员负责严格按设计图纸和工艺标准进行制作,保证制作进度与质量;安装维护人员负责按时完成各类广告制品的安装调试以及后续维护工作,确保安装安全与维护及时;后勤保障人员负责物料采购、运输、设备维护等后勤支持工作,为项目顺利推进提供坚实保障。
2.明确职责与协作机制
项目组内部将制定详细的职责说明书,明确每个成员的具体职责与工作范围,避免出现职责不清、推诿扯皮的情况。同时,建立高效的协作沟通机制,每日召开项目进度沟通会,各成员汇报工作进展、存在的问题及解决方案,项目经理及时协调解决跨部门协作中出现的问题,确保各项工作无缝衔接、协同推进。每周五下午,项目组将召开周总结会议,回顾本周工作完成情况,总结经验教训,并制定下周工作计划,确保项目按计划稳步推进。
3.团队培训与激励
为确保项目团队成员能够高效完成任务,我单位将组织针对性的培训活动。在项目启动初期,对团队成员进行项目背景、招标方需求、质量标准等方面的培训,确保每个成员明确项目目标与要求。在项目实施过程中,根据需要开展专业技能培训,如设计软件更新培训、制作工艺改进培训、安装安全培训等,提升团队成员的专业能力。同时,建立项目绩效考核与激励机制,将团队成员的薪酬待遇与项目进度、质量、客户满意度等指标挂钩,充分调动团队成员的积极性与主动性,确保项目高效推进。
设计阶段进度保证措施
1.快速响应设计需求
在接到招标方的设计任务后,项目经理将第一时间组织设计师进行需求分析与沟通,确保准确理解招标方的设计意图。设计师将在24小时内提供初步设计思路与概念草图,供招标方参考与反馈,以便快速确定设计方向。对于招标方提出的修改意见,设计师将在12小时内响应并提供修改方案,确保设计工作能够快速迭代,满足招标方需求。
2.优化设计流程
采用先进的设计软件与工具,提高设计效率与质量。在设计过程中,实行分阶段设计评审制度,每完成一个设计阶段,如创意构思阶段、初稿设计阶段、修改完善阶段等,均组织内部专业评审团队进行评审,及时发现问题并进行优化调整,避免因设计质量问题导致后期制作延误。同时,加强与招标方的沟通反馈,根据招标方的意见及时修改完善设计方案,确保设计方案一次性通过招标方审核,减少因反复修改设计而耽误的时间,原则上保证每个设计项目在35个工作日内完成最终定稿。此外,设计师在设计过程中将充分考虑制作工艺与成本因素,确保设计方案具有可制作性与经济性,避免因设计方案过于复杂或成本过高导致制作进度受阻。
3.设计资源储备与共享
我单位拥有丰富的设计资源库,涵盖各类广告制作的模板、素材、字体等,设计师可快速调用这些资源进行创作,提高设计效率。同时,项目组内部建立设计资源共享平台,各设计师之间可实时共享设计经验和创意灵感,促进团队整体设计水平提升,进一步加快设计进度。定期对设计资源库进行更新与优化,引入最新的设计趋势与元素,为项目设计提供更丰富的素材支持。
4.设计质量保障措施
为确保设计质量,我单位将建立严格的设计质量审核体系。在设计过程中,实行双重审核机制,设计师完成初稿后,先由内部资深设计师进行初步审核,对设计创意、视觉效果、技术规范等方面进行全面检查,提出修改意见;修改后的设计稿件再提交给项目经理进行最终审核,确保设计方案符合招标方要求且无任何质量问题。同时,定期组织设计团队进行质量分析会议,总结设计过程中出现的问题与不足,制定改进措施,不断提升设计质量。
制作阶段进度保证措施
1.提前备货与物料采购
根据招标方提供的采购清单及历史项目经验,提前制定详细的物料采购计划,与优质供应商建立长期稳定的合作关系,确保所需物料能够及时、足额供应。对于常规物料,如室外背胶、写真Kt板、PVC展板等,保持一定的安全库存,避免因供应商供货延迟影响制作进度;对于特殊定制物料,如超清led大屏、演唱会级别音响等,提前与供应商沟通技术参数与交货期,要求供应商优先安排生产与发货,并实时跟踪物料运输状态,确保按时到货。建立供应商评估与考核机制,定期对供应商的供货及时性、物料质量、售后服务等方面进行评估,对表现优秀的供应商给予更多合作机会,对供货不及时或物料质量不合格的供应商及时进行整改或更换,确保物料供应的稳定性和可靠性。
2.优化制作工艺与流程
在制作过程中,严格按照标准化工艺流程进行操作,确保制作质量与效率。针对不同类型的广告制品,制定专门的制作工艺卡,明确每道工序的操作要点、时间标准与质量要求,制作人员必须严格按照工艺卡执行,不得擅自更改工艺流程。同时,定期对制作设备进行维护保养,确保设备处于良好运行状态,提高设备利用率与生产效率。对于制作过程中可能出现的瓶颈工序,如led大屏的焊接、大型展架的组装等,提前安排技术骨干进行技术攻关,优化工艺参数,提高生产效率,确保制作进度不受影响。此外,引入先进的制作技术和设备,如自动化切割设备、高精度印刷设备等,进一步提升制作质量和效率。
3.合理安排制作任务与人员
根据项目进度计划,项目经理将对制作任务进行合理分解,按照轻重缓急分配给不同的制作小组,并明确每个小组的任务量与完成时间。同时,根据制作任务的难易程度与工作量,合理安排制作人员的工作时间与工作强度,避免因人员疲劳作业导致制作质量下降或安全事故。在制作高峰期,可适当增加制作人员与设备投入,采用两班倒或三班倒的生产模式,确保制作任务按时完成。建立制作任务动态调整机制,根据实际进度情况,及时对制作任务进行调整,确保各制作小组的工作量均衡,避免出现部分小组任务过重而部分小组闲置的情况,提高整体制作效率。
4.质量把控与进度反馈
建立严格的制作质量检验制度,设立专门的质量检验岗位,对每一件制作完成的广告制品进行全检,确保质量符合招标方要求。对于不合格产品,及时返工处理,杜绝不合格品流入安装环节。同时,制作人员每日向项目经理汇报制作进度,包括已完成任务量、剩余任务量、预计完成时间等信息,项目经理根据实际进度与计划进度进行对比分析,若发现进度滞后,及时采取措施进行调整,如增加人员、加班赶工等,确保制作阶段进度按计划推进。每周五下午,项目经理将制作阶段的进度情况汇总后提交给招标方,确保招标方能够及时了解制作进度,对可能出现的问题提前做好准备。
5.制作过程中的安全与环保措施
在制作过程中,严格遵守国家安全生产法律法规和环保要求,确保制作现场的安全与环保。为制作人员提供必要的安全防护用品,如口罩、手套、耳塞等,定期对制作人员进行安全培训,提高其安全意识和操作技能。同时,对制作过程中产生的废弃物进行分类处理,确保符合环保要求,避免对环境造成污染。在制作车间内安装通风设备,确保空气流通,为制作人员提供
良好的工作环境。
安装阶段进度保证措施
1.提前规划安装方案
在广告制品制作完成后,项目经理将组织安装团队提前到现场进行实地勘察,根据现场环境与招标方要求,制定详细的安装方案,明确安装流程、人员分工、所需工具设备以及安全注意事项等。对于复杂的安装项目,如大型舞台搭建、led大屏安装等,提前进行模拟安装演练,熟悉安装步骤与操作要点,确保正式安装时能够快速、准确、安全地完成。安装方案制定完成后,提交给招标方审核,根据招标方的意见进行优化调整,确保安装方案符合招标方要求且具有可操作性。
2.专业安装团队与设备保障
我单位所有安装人员均经过严格培训,具备相关资质证书,能够熟练操作各类安装设备与工具。在安装过程中,根据安装任务的规模与难度,合理调配安装人员与设备,确保安装工作高效有序进行。对于大型设备安装,如音响设备、灯光设备等,配备专业的吊装设备与运输车辆,确保设备安全、快速地运输到安装现场并顺利安装到位。定期对安装设备进行维护保养,确保设备处于良好运行状态,避免因设备故障导致安装进度延误。
3.安装进度实时监控与协调
安装期间,项目经理将全程驻守现场,实时监控安装进度,及时协调解决安装过程中出现的问题,如与其他施工队伍的交叉作业问题、现场环境变化导致的安装调整问题等。同时,与招标方保持密切沟通,及时向招标方汇报安装进度情况,根据招标方的意见及时调整安装方案,确保安装工作符合招标方要求。若因不可抗力因素导致安装进度延误,及时制定赶工措施,如增加安装人员、延长工作时间等,确保安装任务按时完成。建立安装进度预警机制,当安装进度滞后达到一定程度时,及时发出预警信号,提醒项目团队采取紧急措施,确保安装进度能够尽快赶上计划。
4.安装质量验收与整改
安装完成后,我单位将严格按照招标方提供的验收标准进行自检,确保安装质量符合要求。自检合格后,邀请招标方进行验收,验收过程中积极配合招标方的检查工作,对招标方提出的整改意见及时进行整改,确保验收一次性通过。同时,安装人员在验收完成后,对安装现场进行清理,确保现场整洁、无遗留杂物,为招标方提供良好的使用环境。建立安装质量回访机制,在安装完成后的一周内,对安装质量进行回访,了解招标方对安装质量的满意度,及时发现并解决可能出现的后续问题,确保安装质量能够持续符合招标方要求。
5.安装过程中的安全保障措施
在安装过程中,严格遵守国家安全生产法律法规,确保安装现场的安全。为安装人员提供必要的安全防护用品,定期对安装人员进行安全培训,提高其安全意识和操作技能。在安装现场设置明显的安全警示标志,确保安装过程中的人员安全和设备安全。对于高空作业、电气作业等危险作业,安排专人进行现场监护,确保作业安全。同时,制定详细的安装安全应急预案,一旦发生安全事故,能够迅速启动应急预案,最大限度地减少事故损失。
维护阶段进度保证措施
1.建立维护档案与巡检制度
为每一件广告制品建立详细的维护档案,记录其安装时间、位置、材质、使用情况等信息,便于后续维护工作的开展。同时,制定定期巡检制度,安排专人定期对广告制品进行巡检,每月不少于一次,及时发现并处理可能出现的故障隐患,如海报褪色、展板损坏、横幅脱落、舞台设备故障等问题,确保广告制品始终处于良好状态。巡检人员在巡检过程中,将详细记录巡检情况,包括巡检时间、巡检内容、发现问题及处理措施等信息,建立巡检台账,为后续维护工作提供参考依据。
2.快速响应维护需求
设立24小时维护服务热线,确保招标方在任何时候发现问题都能及时与我单位取得联系。接到招标方的维护通知后,维护人员将在1小时内响应,对于一般性故障,如海报更换、横幅修复等,将在2小时内到达现场进行处理;对于复杂故障,如led大屏维修、音响设备故障排查等,将在4小时内到达现场,并在最短时间内完成维修工作,确保广告制品的正常使用,不影响招标方的宣传效果。维护人员在到达现场后,将及时向招标方反馈维修进展情况,让招标方随时了解维修进度。
3.维护质量与效果跟踪
每次维护工作完成后,维护人员将及时填写维护记录表,详细记录维护时间、内容、处理措施、维护后状态等信息,并将维护记录反馈给项目经理。项目经理定期对维护工作进行质量与效果跟踪,分析维护工作中存在的问题与不足,及时调整维护策略与措施,不断提高维护服务水平,确保广告制品在整个服务期内始终保持良好的展示效果。建立维护质量考核机制,定期对维护人员的工作质量进行考核,对维护质量高、服务态度好的维护人员给予奖励,对维护质量不合格的维护人员进行整改或处罚,确保维护工作质量得到有效保障。
4.维护过程中的安全保障措施
在维护过程中,严格遵守国家安全生产法律法规,确保维护现场的安全。为维护人员提供必要的安全防护用品,如绝缘手套、安全鞋等,定期对维护人员进行安全培训,提高其安全意识和操作技能。在维护现场设置明显的安全警示标志,确保维护过程中的人员安全和设备安全。对于高空作业、电气作业等危险作业,安排专人进行现场监护,确保作业安全。同时,制定详细的维护安全应急预案,一旦发生安全事故,能够迅速启动应急预案,最大限度地减少事故损失。
整体进度监控与应急预案
1.建立进度监控体系
项目实施过程中,我单位将建立完善的进度监控体系,采用项目管理软件...
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