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监狱二级机房不间断电源采购投标方案 目录 第一章 供货计划 6 第一节 供货服务计划 6 一、 供货服务准备阶段组织保证 6 二、 供货服务过程组织保证 7 三、 供货计划保证 8 四、 供货服务技术保证 8 五、 供货服务环境保证 9 六、 效率保障措施 9 第二节 发货服务方案 11 一、 发货流程 11 二、 发货管理 12 三、 工作要求 14 第三节 包装服务方案 18 一、 包装纸箱彩盒 18 二、 包装资料、使用说明书、包装运输和储存 18 第四节 运输服务方案 19 一、 运输计划 19 二、 运输措施 32 三、 运输安全检查 33 四、 货物的运输方案 36 五、 货物的装卸方案 40 第二章 安装调试方案 52 第一节 安装前期准备 52 一、 技术资料研读与交底 52 二、 现场勘查与规划 52 三、 设备及材料检查 53 四、 工具及仪器准备 53 第二节 UPS 电源安装 54 一、 安装位置确定 54 二、 设备固定 54 三、 输入输出线路连接 54 四、 接地连接 55 第三节 电池箱及蓄电池安装 56 一、 电池箱安装 56 二、 蓄电池安装 56 三、 电池箱与 UPS 电源连接 56 第四节 SNMP 监控卡及监控平台安装 57 一、 SNMP 监控卡安装 57 二、 监控平台硬件安装 57 三、 监控平台软件安装 57 四、 系统连接与配置 57 第五节 系统调试 58 一、 UPS 电源单机调试 58 二、 蓄电池组调试 58 三、 监控系统调试 59 四、 系统联动调试 59 第六节 系统验收 60 一、 外观及安装检查 60 二、 性能指标测试 60 三、 功能验证 60 四、 文档整理与移交 60 第七节 售后服务保障 61 一、 人员培训 61 二、 定期巡检 61 三、 故障处理 61 四、 备件供应 61 五、 技术支持 62 第八节 安全注意事项 63 一、 电气安全 63 二、 设备安全 63 三、 人员安全 63 四、 环境安全 63 第九节 质量保证措施 64 一、 质量控制体系 64 二、 过程质量检查 64 三、 验收标准执行 64 四、 质量追溯 64 第三章 产品质量保障措施 65 第一节 供应计划及保证措施 65 第二节 供货质量保证措施 66 第三节 安全运输监督检查制度 68 一、 监督检查应急机构和应急队伍建设 68 二、 驾驶员和车辆安全管理制度 68 第四节 安全运输保障措施 70 第五节 不合格产品管理措施 73 第六节 货物保证措施 77 第七节 运输、配送质量保障机制 81 一、 工作流程 81 二、 信息反馈渠道 84 三、 配送车辆档案管理制度 86 第八节 货物保护措施 88 一、 货物进货查验记录制度 88 二、 货物经营者质量承诺制度 89 三、 货物安全自检自查措施 90 四、 不合格货物处置、召回 90 第四章 售后服务保障措施 92 第一节 售后管理措施 92 第二节 退换货管理制度 94 一、 目的 94 二、 适用范围 94 三、 职责与权限 94 四、 退换货审核 95 五、 收货后处理 95 六、 其它事项 96 七、 处理 97 第三节 投诉处理方案 98 一、 处理投诉的响应措施 98 二、 处理流程 98 第四节 售后服务内容、方式 101 一、 售后服务机构 101 二、 售后服务流程 102 三、 其他售后服务 103 四、 售后服务体系 107 五、 售后服务内容 108 六、 售后服务质量要求 110 七、 售后人员惩罚措施 112 第五节 投诉管理制度 115 一、 投诉渠道 115 二、 投诉机制 116 三、 投诉处理流程 118 四、 典型投诉案件处理方案 121 第六节 售后服务人员 124 一、 服务团队组建 124 二、 人员培训与资质 124 三、 服务响应时间 125 四、 服务流程与规范 125 第七节 其他资源保障 127 一、 人力资源 127 二、 物资保障 127 三、 技术保障 128 供货计划 供货服务计划 供货服务准备阶段组织保证 1、建立健全项目组织体系 尽早建立起适合供货服务项目特点的项目管理机构，使各级人员尽快进入角色，以保证各项供货服务任务的分解尽早得到落实。 按项目技术准备资料组织供货服务，充分发挥资源优化配置，动态管理的优势。 项目部主要管理和技术人员均由具有丰富供货服务经验的人员组成。项目经理、项目总负责人等构成的领导决策层，相关人员自投标阶段开始至供货项目结束的整个供货服务过程中保持稳定不变。 根据供货服务项目性质及特点，创建以项目经理部为主要供货服务队伍，充分发挥供货服务优势，以保证各项供货服务任务的实施紧凑有序。 2、提前开展并完成各项供货准备工作 加快资源调配，确保人员、机械设备及所需物资及时进场。 以最快速度完成人员设备配备，为供货服务工作全面展开创造条件。 尽快编制供货实施性方案，使供货服务工作尽快达到开工条件。 结合供货服务实际，制定供货服务项目管理及质量保证的各项具体措施和办法，实现标准化管理。为供货服务工作顺利实施奠定基础。 供货服务过程组织保证 1、实现信息化管理，及时调整工期计划及资源配置：编制总体供货服务进度计划，并确定关键线路，以此为依据，制定“月、周”供货服务进度计划及供货服务进度计划，在计划实施过程中，及时采集各种信息并通过数据处理及分析，根据分析结果及时调整工期计划及资源配置，以确保工期。 2、强化业务系统职责，严格执行岗位责任制：强化各业务系统职责，严格执行岗位责任制，将各项供货服务任务落实到人，保证全部岗位职责覆盖项目供货服务的全方位，无缺口，无重叠，从而通过人的工作质量确保目标工期的实现。 3、严格执行会议制度 每天召开工作会，总结当日计划完成情况并安排次日工作计划，工作会由副经理主持，各作业队队长参加。根据现场情况组织临时协调会，加强现场指挥调度工作，使供货服务工作保持正常有序。 4、主动加强与有关部门的联系，每周定期召开有委托单位参加的供货例会，会中总结一周的供货进展情况及下周工作计划，对急需解决和亟待处理的问题进行讨论，并制定相应措施，确保下步工作顺利实施。 5、及时组织供货服务工作验收：对已完供货项目及时组织验收，保证下道工序及时展开。 供货计划保证 1、编制供货进度计划 按照供货工作部署总体原则编制总体供货服务进度控制计划，并根据供货服务工作要求、供货服务工作内容及拟采取的供货服务工艺、拟投入的供货服务人员及机械设备等情况划分供货服务区域。 工期控制计划中必须对供货服务工作计划进行分解，并依据分解计划，分析各工序的逻辑关系，确定关键线路工期，将各项资源进行合理配置及科学运用，从而通过确保关键线路工期的实现，最终保证总工期的实现。 2、编制物资采购计划 在接到供货服务工作后，立即组织技术及有关人员进行安排，及时编制备料计划报物资部门，使物资部门详细掌握供货服务工作所需各种工具及计划进场时间，保证各种材料能够提前联系、定购、储备，避免在供货服务过程中出现停工待料现象而使工期延误。 供货服务技术保证 1、技术上，技术人员根据进度计划要求，及早作好供货服务方案、技术交底、备料计划，积极采用新工艺、新技术，提高劳动效率率。合理安排工序的衔接和插入，减少工序间的间歇时间，做到有序合理的流水供货服务，控制供货服务节拍，调节劳动时间，防止工序停顿，以缩短工期，达到工期目标的实现。 2、深入调查现场情况，根据实际情况编制切实可行的技术交底。对供货服务工作重点、难点，制定合理的供货服务方案，提前做好供货服务准备工作，技术保证措施得力。 3、确定合理的供货服务工序，组织好各工序的交叉供货服务，加快供货服务速度，缩短有效工期。 4、结合供货服务工作进度计划，编制详细的产品使用计划，保证产品供应满足供货服务需要。 5、供货服务过程中坚决落实“三检”制，确保质量验收一次合格，避免返工现象发生。 供货服务环境保证 项目部设专人负责现场协查、地方关系的协调，为供货服务工作的顺利供货服务创造一个良好的外界环境。加强与相关单位的联系，保证信息交流畅通。加强例会制度，解决矛盾，协调关系，保证按照供货服务进度计划进行。供货服务工作开工前，根据相关单位提供的资料，做好现场的技术准备、劳动力准备、物资准备、产品准备等工作。 效率保障措施 1、要提高时间的利用率。时间是我们最为宝贵的资源。没有利用不了的时间，只有自己不利用的时间。珍惜时间，合理利用时间，发挥时间的最大功效，是提高工作效率的有效途径。 2、要加强执行力。对于工作，要有目标，有计划，但只有目标和计划是远远不够的，最重要的是要去执行，也就是说要有执行力。加强执行力，付诸于行动，才能提高工作效率。 3、达成有效的沟通对于提高工作效率也是不可或缺的。在工作中，沟通无处不在。有时工作效率低下，甚至是做了很多无用功，往往是因为没有做好沟通工作的缘故。达成有效的沟通，才能确保指令上通下达，才能让工作和谐运转，工作效率自然就能提高。 4、对于提高工作效率最重要的一点便是团队合作。 团队合作的力量是无穷尽的，要求组织成员之间相互依赖、相互关联、共同合作，建立合作团队来解决问题，而非一意孤行更不可互相推诿。 当日事当日毕，每天向着目标前进，我们每个人都需要干好自己的本职工作，提高工作效率，享受工作的乐趣，而非忙忙碌碌却一事无成。 发货服务方案 发货流程 一、工作程序 1、业务员负责与客户确认订单，一般发货需在要货日期提前下达订单。销售订单要求：填写完整收货人名称、产品货号、数量、规格，所属区域业务员、发货地址、和其他要求等。有特别要求的，要注明。 2、业务员需与公司核对库存和可发货时间，订单落实后，将确认好的“订单”，下达给仓库库管、财务部，并注明要求发货时间。 3、财务部负责审核营销中心的“订单”，按签订的合同付款执行。 4、仓库收到“订单”后，按订单要求备货，备货完毕后生成“出库单”，审核出库，转发业务员及财务。 5、“出库单”完成后，业务及时关注出库发货情况，审查发货规格与数量，主动与仓库库管确认欠货品种和交期，同时与客户沟通及协调。 6、财务收到仓库“出库单”后，即可生成销售发票，财务需及时根据客户需求开具增值税发票。 7、仓库备货完成后，及时安排物流发货。产品发货后业务负责追踪物流信息动态，联络收货人及时接货，货到客户在送货单上签字后业务完成。如因物流而出现的问题，库管联络物流公司进行后续事宜处理。 8、业务员与财务部，每月对所有客户往来款项对账一次。对账单签字确认后交财务做账存档。 二、工作职责 1、业务员、库管全程跟踪工作。 2、仓库负责货物的清点、包装及出货工作。 发货管理 一、工作步骤 发货程序 步骤 工作规范 订单处理程序 1 所有的出库必须有客户授权的单据（授权签字，印章）作为发货依据 2 接到客户订单或出库通知时，订单处理人员进行单据审核（检查单据的正确性，是否有充足的库存） 3 审核完毕后，通知相关人员进行准备工作 4 订单处理人员依据不同的单据处理办法录入系统，制作送货单及依据货品或客户要求制作拣货单 5 将拣货单交仓管员备货 备货程序 6 备货人员严格依据备货单拣货，如发现备货单上或货物数量有任何差异，必须及时通知库存控制人员、主管、经理，并在备货单上清楚注明问题情况，以便及时解决 7 货物按总备货单备完后，根据要求进行二次分拣 8 每单备货必须注明送货地点、单号，以便发货。各票备货之间需留出足够的操作空间 9 备货分拣完毕后，将拣货单交还订单做拣货单确认，并通知运输单位 发货程序 10 发货人员依据发货单核对备货数量，依据派车单核对提货车辆，并检查承运车辆的状况后方可将货物装车 11 发货人员按照顺序将每单货品依次出库，并核对出库产品型号、数量、状态等 12 将完整的出库单交接单人员进行出库确认 二、发货痕迹化管理 序号 项目 活动说明 使用文档 1 计划 内勤在做发货单之前，务必确认好此批货物是100%可以发货的，如果不确定需提前给审计内勤提出咨询及申请。 / 2 初审 由审核内勤进行初审及沟通，并通知发货内勤是否发货。 / 3 执行 确认发货的生成发货单，保存传输给仓管，由仓管进行修正，以及出具打码单，打码单共4份：给销售部一份带给客户；上交财务一份；留底一份；打托一份。 打码单 4 再审 司机带着打码单找发货内勤开具销售普通发票。销售普通发票生成1联，并连同打码单装入小信封带，供客户做账使用。并开具出门证用于出门。 打码单 销售普通发票出门证 5 执行 仓管打印销售出库单4份：1份连同出门证用于货物出门；1份装入大信封带给客户（回单联）；1份给财务；1份给发货内勤（运费）。并将小信封和客户回单联一起装入大信封随货发出。 销售出库单 6 终审 门卫收到出门证和销售出库单，缺一不可才可放行。 出门证 销售出库单 工作要求 一、发货人员工作职责 1.熟悉公司商品流转流程和商品规格、堆放位置。 2.学会统筹安排，按照发货单后合理安排发货顺序以及发货时间，做好调车计划，保证车辆满载，行驶路线合理，及时把订单所需货物发出。发货时与物流配送中心约定货物到达时间和，做下记录或记在送货凭证上。 3.发货时认真核对发货清单，核实商品名称、规格及数量，客户收货人电话及地址，不得发错货，漏发、多发，造成不必要的损失。每次发货完毕后，需在发货单上签字认可。 4.落实外租车运输价格、车辆调配和服务管理，确保成本、服务两不误。详细记录每天短途用车情况，包括车主姓名、时间、价格、发货起止地、发货明细等，与车主核实无误后签字确认。 5.及时把发货凭证交到财务处，以免丢失。没有发货凭证的（如客车），把客车车牌好、随车电话记录下来交给销售内勤。 6.如有退货时，凭退货申请单联系车辆接货，认真核实数量。 7.负责与物流配送中心协调双方出现意外情况的处理办法（如货物丢失、破损、代收款等） 8.与库管共同协商库房商品的摆放位置。 9.经常联系物流配送中心，熟悉物流的配货时间、配货路程、物流的收费标准及代收款到账时长。选择信誉好、配送快价格低的物流中心，发现问题及时更换物流，确保货物及代收款的安全及稳定。 10.严格遵守本公司规章制度和纪律，要忠于职守，保证做到不接受来货单位与人员的贿赂。 11.严格遵守公司的各项管理制度，认真做好发货前的准备工作； 12.负责依据合同、发货通知单的发运要求，及时组织发货，发运货物单应地址清楚、详细、书写工整，不得错漏包，乱发，确保发货准确率达100%； 13.对发货产品的重量、外形尺寸、目的地、路线等要充分了解，心中有数，运筹帷幄； 14.负责与物流公司的联系，做好发货管理工作； 15.负责对产品、配件及设备装车、清点工作； 16.负责协助办理出门手续； 17.负责发货后，通知客户、发货时间及货到时间； 18.发货费用单据按财务有关规定及时报账，发货记录及时整理、装订成册、归档保存； 19.完成领导交办的其他工作任务。 二、发货工作流程 1.目的：明确发货的工作主要内容，使货物发出后达到满足客户要求。 2.发货员工作步骤： 2.1订单下达后，发货员要初步了解订单的《技术协议》或《合同附表》以及供货数量。 2.2产品计划发货前一周要与买方采购人员进行交流沟通，核实是否到厂检验。 2.3提前一天掌握需要发货的产品品种、规格、数量，为次日工作做好准备。 2.4发货前要与接货人和负责此项目的业务人员、质检部提前沟通产品的标示内容以及需要准备的相关发货资料，并要提前和项目部门人员、仓库保管员沟通如何装箱。 2.5根据产品的包装形式分别做装箱单，箱外箱内各一份，箱外一份要塑封并固定好。 2.6做好与装箱单相符的《物资交接凭证》或者《发货清单》。 2.7货物发出后与现场接货人进行联系，让对方及时了解本次发货情况。 2.8将本次发货具体相关资料做好电子版存档。 2.9按时完成部门临时交办的各项工作。 包装 服务方案 包装纸箱彩盒 包装中不得带有昆虫、腐烂及霉变物质，货物完整，包装材料的尺寸以及包装方式应该符合客户要求，产品包装完好、不得有破损、受潮和污染、产品包装清晰。 致命缺陷：包装中有破坏，货物有残缺。 主要缺陷：包装材料的尺寸以及包装方法与客户的要求不相符和包装有破损、受潮和污染严重影响产品运输和质量。 包装资料、使用说明书、包装运输和储存 1.中文或者英文标志清晰明辨，如果是透明包装袋应通过透明袋清晰的看到产品的相关信息。 2.使用说明书的内容、型号应该与产品一致、使用方法、储存条件。 3.包装应该能够防止破损和使用前的污染 4.正常运输不损坏 5.包装后应该按使用说明书的规定条件储存。 6.致命缺陷：包装内容不符合，无标识、标识错误、产品混装、破损污染，不按规定储存。 运输 服务方案 运输计划 4.1.1、运输组织 一、运输管理 （一）相关管理部门工作 1、项目全体服务人员工作能力、服务质量是第一因素。公司所有人员必须通过相关业务知识、劳动技能培训，进行道德教育，有良好的思想素质和行业规范，有爱护环境、爱卫生的优良习惯。 2、综合办公室相关业务人员接收订单后，立即进行订单的分解处理，并通知财务部对资金需求的申请，运输部对人力物力资源配置，库管部门进行产品的组织。 3、运输部接收客户单位订单，立即进行所需器具、运输方式或车辆的分配，并指定负责人、相对应的员工上岗；确保产品组织时限，确定运输时限，确定交货时间。 4、库管部门确定库存产品的质量、种类、数量能否满足订单要求，并将需采购清单交财务部及采购部。 5、采购部指派专业人员采购，运输不足部份产品，并通知后勤部门派运车辆。 （二）物力、财力准备 1、专用器具配置由运输部和库管部门负责。 2、运输车辆由运输部负责人根据产品种类、数量或体积确定车辆。 3、运输队对车辆性能、油料等检查，确保运输中顺利。 4、综合办公室，财务部门预付产品采购资金和预算运输中费用资金，资料员编制送货单。 （三）“三高效应” 1、高效率的组织能力。各部门在接到指令性工作后，及时相互传递相关信息，相互密切工作，全员行动。 2、时间效率。合理分配，调整时间，并划分各部门完成时刻，各工序工作完成时限，整个任务的完成时间。 3、质量效率。所运输产品的质量、数量必须满足客户单位要求。 （四）运输质量工作控制一览表 项目 质量工作要求 应急预案 产品 功能 满足或超越使用功能 不能满足功能要求，立即换货 质量 安全卫生、放心使用 疑是不合格品，立即退换货 品类 满足需求 增项或补货 过程 配货 齐全、无缺漏 增加或小于必须补货 装运 防止挤压、倒塌，按产品规定方式 包装损坏采取补救措施，产品损坏采取补货 搬卸 卸货从上到下，小心轻放 交接 互检 相互检查送货质量，杜绝不安全产品 疑是不安全产品退换货 确定量 过码精确，计数精准 数量不足，立即补货 清单互认 交货、接货清单核对准确相互确认 接收 按客户单位要求将产品放至指定地点 工作不符合规范，返工 清 场 将所有器具、杂物清理感觉 （五）运输工作质量保证措施 1、运输人员服从项目主管指导和安排工作，并保证其工作质量符合要求。 2、运输产品按项目主管要求数量、验收，保证无差异。 （六）补、退、换货工作质量 1、交接产品工序结束后，运输负责人立即与客户单位确定补、退、换货品种、数量、质量。 2、产品功能、质量能满足客户单位要求的，公司既定人员换货。 3、疑是有不安全产品的，公司退货并补货。 4、种类、数量不满足需求的，客户单位需要增加的，公司应补货。 （七）验证、签证规定 为客户单位提供所运输产品的必须符合以下规定： 1、营业执照（有效期内）上经营范围必须包含该类产品。 2、配备专业检测人或有专门权威部门提供检测证明. 3、签证是《销货清单》与《收货清单》，或《收货清单》与实际送货各项指标，数额核对准确或相符合并双方签字认可。 4、运输部核对签证有效《收货清单》，财务部确定结算以结算方式，相关业务工作处理。 二、预警监测 （一）预警监测 1、加强安全知识教育，开展安全的日常监测。做到早发现、早预防、早整治、早解决。 2、定期对本公司所提供的货物进行抽样调查，避免发生安全问题。 3、进行日常巡查，重点检查消防栓、灭火器、仓库通道情况，如发现问题，仔细观察分析，找出原因，及时解决，并汇报部门领导人。 （二）事故响应 1、接到报告后，本部门工作人员必须尽快赶赴现场，参加现场救助工作。 2、接应救护车，指引救护人员及时对伤员进行处理或送于医院救治。 3、发生事故后，在2小时内报告相关管理部门，积极配合有关部门开展应急救援工作，贯彻落实各项应急措施。 （三）应急救援过程的人员、物资保障 1、应急通讯。运输部应在仓库等重要部位醒目位置公布报警电话。物流运输中心应急领导小组有关人员24小时开通移动电话，所有运输人员工作期间一律开通移动电话。 2、应急物品保障。运输部负责配备安全帽、手套、防毒面具、防身工具等必要的应急救援物品，指定专人保管和维护。 （四）善后处置 1、应急结束后，妥善安置和慰问受害和受影响人员，清理污染物，尽快消除事故影响，恢复正常，保证社会安定。 2、对导致事故起因的相关责任人进行严肃处理追究。 3、发生事故次日，及时总计经验教训、并在内部发出通知、杜绝再次发生类似事故。 （六）其他预警措施 由于运输的特殊性，对于运输的时效性要求相当高，针对次日的运输量与运输客户需求我们还作了合理的运输安排。 1、避免货物受挤压，运输车辆全部采用封闭箱式货车。 2、保证运输及时，在自身购买货车的基础上，与汽车租赁公司进行合作，避免因车辆故障耽误货物在运输途中的时间。 3、安排专业的运输人员，优化运输线路，避开线路车流高峰期。 4.1.2、车辆安排及调运 措施 一、车辆安排管理 （1）车辆管理机构 为切实加强车辆安全运行，公司成立安全运行领导小组（以下简称领导小组）领导小组由总经理担任组长，安全分管运行经理为副组长设车辆安全管理员，成员由各部门负责人组成 （2）公司车辆安全运行管理的任务 认真执行国家有关道路运输的法律、法规和规章，坚持“安全第一、预防为主、综合治理”方针，建立“管运输必须管安全”、“谁主管、谁负责”的车辆安全运行管理责任制，设置车辆安全运行管理机构，配各车辆安全运行管理人员，落实各项车辆安全运行制度，保证车辆安全、设置必要投入，制定切实可行的车辆安全防范措施，强化公司车辆安全管理自我约束机制切实提高车辆安全运行管理水平，确保车辆运输车辆安全最大限度地为本公司运输经营过程中向全公司提供车辆安全、及时、经济、方便、舒适的运输服务，实现公司服务最优化的目的。 （3）公司车辆安全运行职责 1）自觉接受行业管理、国家监察和群众监督。 2）落实公司车辆安全运行主体责任，建立健全车辆安全管理机构，配备车辆安全管理人员 3）结合公司实际，制定和不断完善车辆管理规章制度、车辆安全管理目标及阶段性车辆安全控制指标，量化分解，落实到人并签订车辆安全运行目标责任书，对公司车辆安全运行情况实行阶段性定量控制和考核。 4）强化车辆安全运行技术培训和岗位培训，认真做好车辆相关人员的车辆安全教育、培训和评比竞赛活动，推广交流先进车辆安全技术和车辆安全管理经验。 5）加强车辆安全的源头管理，定期组织开展车辆安全检查，综合运用自检、普检、抽检、互检等多种方式，及时进行车辆安全排查及各类事故隐患。 6）定期召开车辆支全运行例会分析公司车辆安全运行形势，安排下一步车辆安全运行工作意见。 7）落实车辆安全经费。公司确保车辆安全费用支付，保证车辆安全运行事故的抢险救灾和警后处理工作等车辆安全投入资金的稳定来源 8）建立健全车辆安全管理信息系统，不断完善、使用GPS全球定位系统、语音转弯提示器等车辆安全管理，不断改善车辆安全运行条件，提高公司车辆安全管理技术水平。 9）抓好车辆安全技术管理和驾驶员管理工作，建立完善车...