应急救灾物资采购项目服务投标方案.docx

应急救灾物资采购项目 服务投标方案 目 录 第一章 项目整体实施方案 6 第一节 项目理解 6 一、 项目背景与重要性 6 二、 项目需求与重点 6 三、 项目难点与挑战 7 四、 项目优势与机遇 8 第二节 应急救灾物资采购方案 10 一、 应急救灾物资采购原则 10 二、 应急救灾物资采购计划 10 三、 应急救灾物资采购标准 11 四、 应急救灾物资采购流程 12 五、 应急救灾物资采购管理 13 六、 应急救灾物资采购控制程序 16 七、 应急救灾物资入库管理 28 八、 应急救灾物资不合格品管理 29 第三节 应急救灾物资供货实施方案 33 一、 应急救灾物资供货组织程序安排 33 二、 应急救灾物资供货计划安排 33 三、 应急救灾物资供货质量标准 35 四、 应急救灾物资供货流程 35 五、 应急救灾物资供货响应程度 39 六、 应急救灾物资供货保障 41 七、 供货承诺 49 第四节 救灾帐篷产品参数介绍 51 第五节 工期保证措施 53 一、 采购环节工期保证措施 53 二、 运输环节工期保证措施 53 三、 验收环节工期保证措施 54 第二章 包装运输方案 55 第一节 物资包装方案 55 一、 包装原则 55 二、 具体包装措施 55 三、 包装标识 59 四、 包装检验 60 五、 包装运输与存储要求 61 第二节 物资装卸方案 62 一、 装卸措施 62 二、 装卸管理 64 第三节 物资运输计划 70 一、 运输风险控制 70 二、 物资运输目标 70 三、 运输注意事项 71 第四节 物资运输流程 73 一、 接单 73 二、 登记 73 三、 调度安排 73 四、 车队交接 73 五、 提货发运 73 六、 在途追踪 74 七、 到达签收回单 74 第五节 人员组织计划 75 一、 职责分工 75 二、 人员培训 75 三、 人员管理与考核 77 第三章 质量保障方案 79 第一节 质量保证措施 79 一、 质量方针和管理目标及内容 79 二、 质量体系审核 80 三、 各级质量责任制 81 四、 质量保障措施 89 第二节 风险识别及应对方案 97 一、 风险识别 97 二、 风险应对方案 98 第三节 质量管理与控制方案 101 一、 采购质量控制 101 二、 采购质量检验 103 三、 物资质量追溯 105 第四章 应急方案 106 第一节 应急救灾物资质量问题应急预案 106 一、 编制目的 106 二、 工作原则 106 三、 适用范围 106 四、 应急措施 106 第二节 运输过程突发事件应急预案 109 一、 运输车辆突发起火应急预案 109 二、 运输过程交通事故应急处理 113 三、 运输过程自然灾害应急措施 121 四、 运输过程其他事件应急措施 122 第五章 售后服务方案 124 第一节 物资使用培训 124 一、 培训对象 124 二、 培训内容 124 三、 培训方式 127 四、 培训时间安排 127 五、 培训场地与设备准备 127 第二节 物资紧急购买 129 一、 紧急购买响应机制 129 二、 紧急购买资源调配 130 三、 紧急购买时间承诺 130 四、 紧急购买质量保障 131 五、 紧急购买沟通协调 132 第三节 辅助调拨 方案 134 一、 方案概述 134 二、 物资调配流程 134 三、 资源管理 135 四、 运输保障 135 五、 信息沟通 136 六、 应急响应机制 137 七、 后续服务 137 八、 方案实施与评估 138 第六章 采购需求要求提供的其他资料 139 第一节 驾驶员与押运员 139 第二节 售后人员相关信息 140 第三节 采购需求承诺 141 一、 项目基本情况 141 二、 采购项目 141 三、 具体要求 145 四、 付款方式 146 五、 验收标准 146 第七章 厂家及产品资料 148 第一节 xx区锦程无纺制品有限公司 148 第二节 xx路发科技发展有限公司 156 项目整体实施方案 项目理解 项目背景与重要性 应急救灾物资是应对自然灾害、突发公共事件等紧急情况的关键保障 物资。在灾害发生时，及时、充足的救灾物资供应对于保障受灾群众的基本生活、维护社会稳定、减少灾害损失具有至关重要的作用。贵单位此次采购的折叠床、棉被、棉大衣等物资，是应急救灾物资储备体系中的重要组成部分。这些物资的质量、数量和供应及时性，直接关系到受灾群众能否得到有效的救助和安置。因此，本项目的实施对于提升应急救援能力、增强救灾物资保障水平具有重大意义。 项目需求与重点 1.物资质量与标准 采购需求中明确列出了各类物资需满足的国家标准和行业标准，如棉大衣需满足YJ/T10.2—2010中号规定要求，毛巾被需满足GB184012010《国家纺织产品基本安全技术规范》B类规定要求等。这些标准涵盖了产品的规格尺寸、材料性能、安全指标等多个方面，确保了救灾物资的质量和安全性。我单位深刻理解这些标准的重要性，将在采购、生产、检测等环节严格把控，确保所供应的物资完全符合甚至优于这些标准。 2.数量与规模 本次采购涉及多种物资，数量较大，如棉被3166床、折叠床3046张、毛巾5000条等。这不仅要求供应商具备足够的生产能力和供货能力，还需要在物流配送、仓储管理等方面有完善的解决方案，以确保物资能够按时、准确地送达指定地点。 3.交付时间 中标人需在合同签订后30日内完成项目全部物资交付工作。这一要求体现了应急救灾物资采购的紧迫性，因为救灾工作往往需要在短时间内迅速展开，物资的及时供应至关重要。我单位将优化生产流程、加强供应链管理，确保在规定时间内完成交付任务。 4.售后服务 货物的免费质量保修期为入库验收合格后5年或投入使用后6个月，以先到者为准。此外，还要求投标人配备专职维修工程师，提供及时、快捷的售后维修和技术支持。这表明采购人不仅关注物资的采购过程，也重视物资在使用过程中的质量保障和维护服务。我单位将建立完善的售后服务体系，确保在质保期内及时响应并解决可能出现的问题，为救灾物资的正常使用提供有力保障。 项目难点与挑战 1.质量检测与证明材料 采购需求中要求提供质检部门出具的检验报告复印件或承诺书作为证明材料。这意味着供应商需要与具备资质的检测机构建立紧密的合作关系，确保检测报告的及时获取和准确性。同时，对于一些复杂的检测项目，如静水压、抗粘连性、阻燃性能等，需要具备专业的检测设备和技术人员。这对供应商的质量管理能力和资源整合能力提出了较高的要求。 2.运输与装卸安全 救灾物资的运输和装卸过程中需要做好安全保护措施，确保物资包装完整牢固、密封严密、数量准确。由于部分物资如帐篷、折叠床等体积较大、重量较重，运输和装卸过程中容易出现损坏或丢失的情况。此外，运输装卸人员需经过专门培训并取得相关证件，这也增加了项目的管理难度。 3.应急调配能力 如因发生灾情且采购人库存物资不足使用情况下，中标人需优先提供给采购人调配使用相关物资。这要求供应商具备一定的应急储备能力和快速调配能力，能够在紧急情况下迅速响应并提供所需物资。这对供应商的库存管理、物流配送和应急响应机制提出了更高的要求 。 项目优势与机遇 1.政策支持与市场需求 随着国家对应急管理体系和能力现代化建设的重视，应急救灾物资采购市场得到了政策的大力支持。此次采购项目符合国家相关政策导向，具有良好的政策环境和发展前景。同时，随着自然灾害和突发事件的频繁发生，应急救灾物资的市场需求也在不断增加，为供应商提供了广阔的市场空间。 2.技术与经验积累 经过多年的发展，我单位在应急救灾物资的生产、采购、配送等方面积累了丰富的经验，具备了一定的技术优势和专业能力。我们熟悉各类救灾物资的质量标准和检测要求，能够快速响应采购需求，提供高质量的产品和服务。此外，我们还与多家优质供应商建立了长期稳定的合作关系，能够整合各方资源，确保项目的顺利实施。 3.品牌与信誉优势 我单位在行业内树立了良好的品牌形象和信誉，得到了众多客户的认可和信赖。我们注重产品质量和服务质量，以客户为中心，致力于为客户提供优质的产品和服务。在本次应急救灾物资采购项目中，我们将充分 发挥品牌和信誉优势，为采购人提供优质、可靠的物资保障，进一步提升双方的合作关系。 应急救灾物资采购方案 应急救灾物资采购原则 采购应急救灾物资应遵循质量第一的原则，严格按照国家有关的法律、法规、规定执行，认真审核制造商合法资格及各种有效证件，把好采购质量关。 1.采购的物资应建立质量审核制度。质量审核包括索取产品技术标准、质量检验报告书，签订质量保证协议等，并建立档案。 2.质量管理员应做好应急救灾物资制造厂的审核工作，审核时应查明以下加盖制造商公章的证件、材料，并建立档案： （1）《营业执照》； （2）企业法定代表人的授权委托书原件，授权委托书应明确授权范围； （3）销售人员身份证明； 3.采购应急救灾物资应当索取产品说明书、原厂家安装手册、技术文件、资料等文件。 4.采购应急救灾物资时不得有下列行为： （1）从无《营业执照》的企业购进应急救灾物资； （2）购进包装已破损、标识不清的产品； （3）购进不合格物资。 应急救灾物资采购计划 本项目应根据实际需要，科学地编制采购计划，合理安排经费，及时组织货源，确保公司经营需要。 1.应急救灾物资的购置应根据项目需求及规划，资金安排，逐项报批后，分期分批购置。 2.采购的计划制定，应参考采购单位的实际需求，结合预算，合理增减，并每月根据库存及实际需要分次购置。采购计划应报经理批准。 3.按计划要在熟悉所订购产品的规格、质量后方可签订订货合同。 4.本地采购与外地采购，以本地采购为主，尽量减少外出。外地采购以函购为主，尽量为公司节约人力财力。 5.必须认真执行国家的政策法令和市场规定，不走后门，不以物易物，不套购物资，不吃请受礼、受贿，各种业务提成回扣等一律交公。 6.要全面掌握采购业务，不断拓宽知识面，广泛收集市场信息，积极开辟合法的采购渠道。要认真负责，吃苦耐劳，确保物资质量。 7.对应急救灾物资的采购，应以质量第一为原则，确保使用合法、合格物资，保证采购单位应急救灾工作的开展。对新产品在确有三证的前提下，经少量试用合格后，方可大批量购置，切忌盲目大量采购，以免造成积压浪费。 8.采购时，应经项目经理或采购管理部经理批准后方可购置，采购人员严把质量关及价格关。 应急救灾物资采购标准 （一）明确选择应急救灾物资制造厂的标准 根据应急救灾物资制造厂提供产品性能与安全性的影响，将应急救灾物资制造厂进行分类，并制订不同的选择与评价标准，应急救灾物资制造厂应至少有ISO9000体系认证证书，且企业有完善的质量管理体系，能够进行现场考核检查的，尽量进行现场考核，不具备现场考核条件的，也应由应急救灾物资制造厂提供相关的文件，如工艺流程，关键与特殊工序作业文件，成品检验标准等技术性文件供审核；提供安规件的，则应经过安全性认证。 （二）强化应急救灾物资制造厂现场质量考核 现场考核切忌走形式，须组织公司内部有资格人员组织现场检查组，制订现场检查计划，并按计划有步骤，按计划进行，应急救灾物资制造厂除审核管理体系外，建议增加工序或成品质量审核。 （三）签订质量保证协议 质量协议应明确相关质量要求，验收标准，不合格品处理，售后服务要求等，并明确应急救灾物资制造厂须依据我方要求进行周期性的管理审核、工序审核与成品审核，执行变更管理规定，若有产品或工序变更，须事先取得公司批准方可实施变更。 （四）质量检验审查 在质量协议里应列明应急救灾物资制造厂提供出厂检验报告，必要时须送第三方检验机构进行检验的要求。应急救灾物资制造厂的出厂检验报告作为物资质量控制的证据，与公司内部的质量检验记录一起保存。 （五）扩大应急救灾物资制造厂审核范围 当应急救灾物资制造厂出现质量波动或连续发生来料不良时，应及时对应急救灾物资制造厂进行工序质量审核与物资质量审核，协助应急救灾物资制造厂发现技术与质量问题，帮助应急救灾物资制造厂开展质量改善活动。 （六）应急救灾物资制造厂的定期监督与考核 关于应急救灾物资制造厂的考核记录结果应下发书面通知，使其了解问题所在，与应急救灾物资制造厂共成长。 应急救灾物资采购流程 （一）确定产品规格 首先采购管理部门要确定有哪些规格的应急救灾物资需要被采购，然后寻找市面上的产品，并且对产品的功能进行分析。 （二）寻找应急救灾物资制造厂 一般会通过线上线下互相结合的方式，寻找应急救灾物资制造厂。 （三）选择应急救灾物资制造厂 通过对应急救灾物资制造厂的评估，公司项目部会选择最有利于工厂效益最大化的应急救灾物资制造厂。 （四）签订合同 选定应急救灾物资制造厂之后与应急救灾物资制造厂签订采购合同。对于不同的应急救灾物资制造厂产业，采购合同可能涉及特定的附加条款和条件。并且购货协议的技术内容也取决于所要购买的产品。之后就可以进行发货、验收。 （五）绩效评估 采购管理部有三种方法对应急救灾物资制造厂进行评估。 1.是请消费者对应急救灾物资制造厂的产品进行评价。 2.是利用加权打分的方法，对应急救灾物资制造厂进行打分。然后根据较差、一般、良好、优秀，这四个维度进行评分，最后将总分加总。 3.是对于表现不好的应急救灾物资制造厂重新进行谈判，调整价格或者终止合作关系。 应急救灾物资采购管理 （一）降低采购成本 1.要协调好各应急救灾物资制造厂之间的关系，缓解公司资金压力。 2.针对项目供货所需的物资，要多家走访，市场询价，不单一采购，力争每次所采购的价格在市场上都比较有成本优势。坚持“同等质量比价格，同等价格比质量”。 3.由仓库根据现有库存情况再统一制作请购单，这样有利于集中归口请购，减少不必要的采购，减少重复采购，起到有效监督采购物资的机制。同时货品到公司，统一交到仓库，集中由仓库收货入库；提前采购计划性：针对项目需求，考虑提高安全库存量，建立更合适的备货数量，提前采购，计划集中采购，充分的确保了项目供货上的有序，更能满足采购方的需求，同时批量采购，计划采购更有利益采购对应急救灾物资制造厂价格谈判的优势，合理降低采购成本； 4.多寻找直接应急救灾物资制造厂，减少贸易和中间商的周转；减少上门提货的情况，多让应急救灾物资制造厂直接送货到采购单位指定地点，合理降低采购成本。 （二）确保 物资质量 质量是企业生存的根本，本公司要严把质量关，逐步建立一套有效的应急救灾物资制造厂管理制度对其进行管理；平时与应急救灾物资制造厂勤沟通，向应急救灾物资制造厂学习、多了解物资的使用性能。 （三）供货的及时性 采购工作要在供货及时性上下功夫，首先，结合公司实际采购情况，对应急救灾物资制造厂进行评审、考核，合格后纳入《合格应急救灾物资制造厂名录》。在合格供方中择优选取，保持及时供货渠道。其次，保持相对稳定的供应渠道，采取同时对应多家应急救灾物资制造厂办法，不仅质量比三家，应急救灾物资制造厂排产速度、发货速度也要比较，避免“一对一”供货，给企业造成损失。最后，督促采购管理部提供相对准确的采购计划，且建立相对安全的库存数量 （四）应急救灾物资制造厂管理 1.开发新合作方，针对只有一家或者有两家但因种种原因不能满足我司需求的应急救灾物资制造厂，做调查后需开发备用供货商，以降低采购风险，同时让应急救灾物资制造厂的品质、交期、成本具有竞争优势； 2.对目前应急救灾物资制造厂进行季度和年度评核，到供方现场评估等方式，对于条件无法达到我司评审要求的，依据我司评审条件，要求其整改，经整改任务不达标的应急救灾物资制造厂，进入公司淘汰机制； 3.所有应急救灾物资制造厂，全部纳入质量协议约束管控，增强应急救灾物资制造厂供货及时性、提升应急救灾物资制造厂品质意识、规范应急救灾物资制造厂处罚机制； 4.整合应急救灾物资制造厂，对相关应急救灾物资制造厂进行整合，采取“集中采购、就近采购；以多带少，量大拉小”的采购模式，使供方能积极有效地配合服务我司，减少采购专人专车亲自外出采购的人工成本，降低采购物资的单价，有效提高送货的及时性，充分满足了供货需求。 5.改进应急救灾物资制造厂的选择。在进行应急救灾物资制造厂数量的选择时既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选应急救灾物资制造厂承担的供应份额充足，以获取应急救灾物资制造厂的优惠政策，降低价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。 6.公开公正透明，采购比价都在三家以上，有的多达十余家参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。 （五）协调好各部门之间的关系 采购管理部作为一个服务性部门，将谨记自己的职责，将一切以公司为重，与运输部、技术研发部、财务各部门之间搞好关系。要与各部门勤沟通、勤学习。积极主动工作，提高供货效率，为公司发展提供助力。 （六）细化采购管理流程 公司管理最明显地体现在流程管理上，流程管理成熟度是衡量企业是否进入规范化的主要标志，公司从规范化进入精细化管理阶段最重要的前提是建立强大的流程管理体系。抓住公司推行流程管理的契机，细化采购管理流程，从而全面提高项目物资采购管理水平。 （七）提高部门工作员工的业务素质和责任感 除公司应组织人员进行培训外，还注重在平时的每项具体工作和每个工作细节中不断地提高业务素质，同时反复强调采购人员的责任感，强调每个人对自己采购的物资负责到底，保证了对应急救灾物资有效的追踪。增强员工积极性，让员工充分发挥自己的特长。 （八）采购信息反馈 采购管理部门对于正常和非正常的应急救灾物资制造厂送货，都应该第一时间反馈到相关部门，确保送货信息的及时性和有效性。平时多和其他部门沟通，多了解供货信息，多和应急救灾物资制造厂联络，确保采购信息得到有效地传递。 应急救灾物资采购控制程序 （一）目的 对采购过程进行规范和控制，在确保采购的物资符合要求的前提下，降低采购成本。 （二）适用范围 适用于采购单位所需的应急救灾物资的采购。 （三）职责 1.采购管理部 负责供方选择和开发、供方联络、与供方签订合同、合格供方名单维护、建立和保管合格供方档案、按照采购合同协调应急救灾物资制造厂的交货期、以及参与对供方的配套交付能力、成本控制能力的评价和再评价； 2.质量安全部 负责组织对供方的评审、供方交货质量的验收与不合格处理、供方改善的监督落实； 3.技术研发部 负责提供必要的技术标准、产品图纸、负责样品承认、参与供方评审等； 4.总经理或总经理授权代表负责合格供方的批准和撤销。 （四）措施和方法 1.采购控制原则 根据采购的物资不同，确定不同的控制程度，以确保以最经济简单的方式实现有效地控制。 2.供方的选择和评定 （1）物资质量达到采购要求的质量。 （2）有足够的保证质量的生产能力，提供稳定物资的能力，以满足交货期和质量的要求。 （3）价格在公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。 （4）每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。 3.合格供方的评定内容 （1）A类由采购管理部组织评定，并提供供方名单，技术研发部、采购管理部等相关部门应参与评定。 （2）B类供方经评定后，由经理批准纳入合格供方名单。 （3）C类的供方一般由采购人员根据样品要求直接选定，评审过程不做记录。 5.评定依据 （1）质量证据提供：按应急救灾物资技术质量要求，按采购物资分类提供相应的合格证据，由质量安全部对样件进行认可，认可方式为： A类：提供检测报告或在有条件时由公司实施检测，必要时进行现场评定。 B类：提供相关证明，对于已长期供货业绩优良的供方，可其提供书面报告。 C类：由采购人员目测其外观质量。 （2）综合评定：通过样 件的认可和提供相关资料的供方，还应按原则进行综合评定。综合评定合格的供方，经理批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至采购、财务、仓管等有关部门。 （五）采购程序 1.供方开发原则 （1）采购管理部开发合格供方必须按照《生产企业制造厂审核指南》的要求，对供方进行质量、成本、交付、服务等的审核和评价，确保所采购物资满足要求； （2）合格供方必须有能力制订、执行和保证为提供应急救灾物资的质量和可靠性的书面规程（工艺文件和检验文件、质量保证手册、材料规格、试验报告等）； （3）合格供方供应的产品价格必须具有一定的竞争优势或同等价格质量优势明显； （4）对于已经批量供货的产品，原则上应有两家或以上合格供方具备供货能力； （5）新产品开发时优先从现有合格供方名单中的优先型供方中挑选适宜的供方； 2.供方开发时机 （1）新产品开发、产品更改需增加新的供方，且初步确定采购物资的工艺路线时； （2）调整配套体系，需对在供产品增加新的供方时； （3）关键或重要采购物资只有唯一供货能力的合格供方； （4）合格供方为淘汰型供方或风险型供方； （5）合格供方出现以下情况，致使采购物资供应发生困难或出现潜在风险： ①发生重大物资质量事故； ②多次不能及时交付物资； ③生产能力无法满足供货计划； ④已有工艺手段不能满足应急救灾物资工艺规范； ⑤合作意愿出现异常； ⑥供货价格已明显失去竞争优势； 3.供方开发步骤 （1）供应市场竞争分析 对特定的分类市场进行分析、要了解目前行业发展趋势，供方在市场中的定位，从而对潜在供方有大致了解； （2）寻找潜在供方 经过对市场的分析，通过各种公开信息和渠道得到潜在供方联系方式，收集潜在供方信息，并通过登记《供方调查表》来管理潜在供方；潜在供方信息应包括：供方企业概况、营业执照、供方注册地、注册资金、生产场地、人员、主要客户、生产能力、第三方认证等； （3）潜在供方审查： 采购物资分级 初评 审查项目 供方调查 生产过程能力评价 质量保证能力评价 第三方认证 供货能力评价 A类 √ √ √ √ √ B类 √ √ √ √ √ C类 √ √ √ 潜在供方初评 采购管理部组织质量安全部、质量安全部对已收集到的潜在供方信息进行筛选，剔除不合适的供方；必要时，组织对潜在供方实地考察；通过对供方生产过程能力、质量保证能力和供货能力进行评审，填写《潜在供方现场评审表》；在考察结束会议中，总结潜在供方的不足、并听取潜在供方的解释；如果潜在供方有整改的意向，可以要求其提供《现场评审整改报告》，做进一步评估； （4）询价 采购管理部对审查合格的潜在供方发出询价文件，一般包括图纸、技术要求、规格型号、验收标准、样品、数量、大致供货周期等、要求潜在供方在指定时间完成报价，要求潜在供方进行成本清单报价，列明材料成本、人工、管理费用、利润率等； （5）报价分析和比价 在收到报价时应仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求书面方式作为记录； 同一采供产品应进行至少三家潜在供方合理性比价，并择优选择； （6）价格谈判 在谈判前一定要有准备、设定合理的目标价格； 对于小批量产品，谈判核心是交货期，要求其快速反应能力； 对于流水线、连续生产的批量产品，核心是价格； 但一定要保证供方有合理的利润空间； （7）确定备选供方，图纸会签，签订样品提供协议或合同； （8）打样及评价 ①质量安全部 对样品进行检验或测试，并出具检验或测试报告，对其作出初步评价。 ②技术研发部对样品的合格与否进行判定； ③样品评价完成，技术研发部填写《供方样品评审表》，采购管理部向供方通报评价结论。 ④样品评价结论为不合格者，备选供方应按本公司的整改要求，重新组织送样。对同一产品提供的样品连续3次评价不合格者，取消其备选资格。 （9）样品承认： 技术研发部对备选供方正式送样样品进行承认并封样； 封样样品之一交给备选供方保管，同时备选供方需提交承认样品相关的资料； （10）试产 样品评价合格后，备选供方按本公司采购管理部下达的小批供货计划组织试生产，并按以下条件进行试产： ①试生产工艺、检验文件及工装、量检...